Tiện ích văn bản

Nhóm Văn bản và Số có hai cụm lệnh xử lý nội dung ô: nút In nghiêng (kèm menu con) chuyên định dạng hoặc sắp xếp lại từng phần bên trong một ô theo ký tự ngăn cách, và menu Xử lý văn bản gom các thao tác dọn dẹp, chèn chuỗi, đổi kiểu dữ liệu và định dạng chỉ số.

Đây là bộ công cụ dùng hằng ngày khi tiếp nhận bảng khối lượng, bảng dự toán hay danh sách nhân sự từ nhiều nguồn: dữ liệu dán vào Excel thường dư khoảng trắng, sai kiểu dữ liệu, đơn vị ghi m2 thay vì m², hoặc cần trình bày song ngữ trong cùng một ô.

Các lệnh trong nhóm

Lệnh	Chức năng
In nghiêng	Tách ô theo ký tự ngăn cách, in nghiêng các đoạn ở vị trí chẵn (Ctrl+Shift+I)
Đảo ngược	Đảo thứ tự các phần trong ô qua ký tự ngăn cách (Ctrl+Shift+R)
Đổi Font	Đổi font cho phần văn bản sau ký tự ngăn cách (`Chr(10)` hoặc `/`)
Xoá space thừa	Chạy TRIM cho từng ô: cắt hai đầu và gộp khoảng trắng liên tiếp
Chèn text	Thêm tiền tố hoặc hậu tố cho cả vùng chọn
Xoá dấu	Bỏ dấu tiếng Việt, `Đ` thành `D`
Thêm dấu (AI)	Dùng Gemini khôi phục dấu cho văn bản gõ không dấu
Auto format số/ngày	Chuyển chuỗi "số căn lề trái" thành số và ngày thật
Superscript m²	Đưa chữ số ngay sau `m`/`M` lên chỉ số trên
Subscript H₂O	Đưa chữ số sau chữ cái xuống chỉ số dưới, dấu điện tích lên chỉ số trên
Tìm / Thay hàng loạt…	Tìm/thay nhiều sheet, nhiều workbook, có xem trước và regex
Smart Data Cleaning…	Làm sạch dữ liệu theo 6 nhóm quy tắc trong một lần chạy

Quy trình làm sạch một bảng khối lượng vừa nhận

Lưu file trước. Hầu hết lệnh trong nhóm không hoàn tác được bằng Ctrl+Z.
Bôi đen cột tên công tác → menu Xử lý văn bản → Xoá space thừa. Đây là bước bắt buộc trước mọi thao tác dò tìm, vì khoảng trắng dư là nguyên nhân kinh điển làm VLOOKUP/SUMIF không khớp mã hiệu.
Bôi đen cột khối lượng và cột ngày → Auto format số/ngày. Sau khi chạy, định dạng của vùng về General, bạn đặt lại #,##0.00 cho khối lượng và dd/mm/yyyy cho ngày.
Bôi đen cột đơn vị → Superscript m² để m2, m3 hiển thị đúng chuẩn in ấn. Giá trị ô vẫn là m2 nên công thức và Pivot không bị ảnh hưởng.
Cần gắn mã hạng mục vào từng dòng: mở Chèn text, gõ chuỗi vào ô Chuỗi cần thêm, chọn Vị trí = Đầu (trước văn bản hiện có), giữ tick Bỏ qua ô rỗng, bấm Áp dụng. Cửa sổ không khoá Excel nên chọn tiếp vùng khác rồi Áp dụng lần nữa.
Với bảng song ngữ: bôi đen cột hai dòng (Alt+Enter) → In nghiêng → hộp nhập hỏi ký tự ngăn cách, giữ mặc định Chr(10) → OK. Dòng tiếng Anh chuyển sang nghiêng, dòng tiếng Việt giữ chữ đứng.
Nếu cần đổi cả font cho dòng tiếng Anh, chạy tiếp Đổi Font: hộp nhập thứ nhất là ký tự ngăn cách (Chr(10) hoặc /), hộp thứ hai là tên font (mặc định Times New Roman).

Ví dụ

Bảng khối lượng phần móng dán từ file dự toán của nhà thầu phụ:

Ô	Trước	Lệnh chạy	Sau
B5	`Bê tông lót móng M100`	Xoá space thừa	`Bê tông lót móng M100`
C5	`m3` (văn bản)	Superscript m²	`m³` (hiển thị), giá trị vẫn `m3`
D5	`125,5` căn lề trái	Auto format số/ngày	`125,5` là số thật, SUM cộng được
B5	`Bê tông lót móng M100`	Chèn text, tiền tố `M1 -`	`M1 - Bê tông lót móng M100`
E5	`Ván khuôn móng - AF.81110`	Đảo ngược, ngăn cách `-`	`AF.81110 - Ván khuôn móng`

Sau năm bước này, bảng ghép được vào bảng tổng hợp toàn công trình và dò tìm sang bảng đơn giá đã khớp.

Mẹo và lưu ý

Ctrl+Z gần như không dùng được với cả nhóm lệnh này. Lưu file hoặc nhân bản sheet trước khi chạy trên vùng lớn.
Xoá space thừa không xử lý NBSP (mã 160) hay ký tự zero-width hay gặp khi copy từ web — dùng Smart Data Cleaning… cho các trường hợp đó.
Subscript H₂O thay đổi nội dung ô, không chỉ định dạng: mọi dấu cách bị xoá và dấu +, = được chèn thêm dấu cách hai bên. Tuyệt đối không chạy trên ô chứa câu văn.
Auto format số/ngày nhận dạng theo Regional Settings của máy. Máy đặt vi-VN thì chuỗi 1.5 có thể bị hiểu thành 15, và 01/02/2026 được đọc theo thứ tự ngày/tháng. Kiểm tra vài dòng đầu trước khi chạy cả cột.
Chèn text bỏ qua ô công thức và ô trên dòng đang ẩn, đồng thời cắt khoảng trắng hai đầu của kết quả — nếu chuỗi bạn gõ có dấu cách ngoài cùng, phần đó sẽ mất.
Thêm dấu (AI) gọi Gemini theo từng ô nên vùng vài trăm ô rất tốn thời gian và quota; kết quả là suy đoán, phải soát lại tên riêng và mã hiệu vật tư trước khi đưa vào hồ sơ ký duyệt.
Đổi Font tự bật Wrap Text và AutoFit chiều cao dòng, nên bố cục bảng có thể xê dịch sau khi chạy; lệnh chỉ nhận đúng hai kiểu ngăn cách Chr(10) và /.

Xem thêm

Tìm/Thay thế hàng loạt — thay thế có xem trước trên nhiều sheet và workbook.
Làm sạch dữ liệu — bộ quy tắc làm sạch tổng hợp, kể cả xoá dòng trùng.
Đổi chữ (Smart Case) — chuẩn hoá hoa/thường sau khi đã dọn khoảng trắng.
Dịch ngôn ngữ — tạo bảng song ngữ để dùng với lệnh In nghiêng và Đổi Font.

Tiện ích văn bản ​

Các lệnh trong nhóm ​

Quy trình làm sạch một bảng khối lượng vừa nhận ​

Ví dụ ​