Đánh số

Nhóm lệnh đánh số nằm dưới nút Đánh số của nhóm Văn bản và Số (tab DVD Addin), giải quyết trọn việc đánh thứ tự cho hồ sơ xây dựng: cột STT của bảng khối lượng, hệ mục La Mã / chữ cái của thuyết minh, và mã đa cấp 1.1.1 của dự toán phân tầng.

Điểm chung khiến bộ lệnh này khác hẳn thao tác kéo fill handle: dòng/cột đang ẩn bị bỏ qua và mỗi ô gộp chỉ nhận một số, đúng nếp bảng khối lượng vừa lọc AutoFilter vừa có ô gộp nhiều dòng.

Các lệnh trong nhóm

Bấm nút chính để mở cửa sổ Đánh số; bấm mũi tên để xem toàn bộ menu (bốn lệnh điền dãy phía trên, rồi khu List Format gồm ba menu con).

Lệnh	Chức năng
Đánh số	Điền dãy số theo Giá trị bắt đầu + Bước nhảy tuỳ chọn; chấp nhận tiền tố chữ (HM → HM1, HM2…)
Số La Mã	Điền dãy I, II, III… ghi đè vào ô
Chữ HOA	Điền dãy A, B, C… (hết Z sang AA, AB…)
Chữ thường	Điền dãy a, b, c… (hết z sang aa, ab…)
Đánh Level	Gán số cấp cho từng dòng theo mô tả (AI) hoặc theo màu nền ô
Danh sách số	Chèn tiền tố 1., 2., 3. vào đầu nội dung sẵn có
Danh sách La Mã	Chèn tiền tố I., II., III.
Danh sách HOA	Chèn tiền tố A., B., C.
Danh sách thường	Chèn tiền tố a., b., c.
Đa cấp 1.1.1	Đánh mã phân cấp theo mức thụt đầu dòng (Indent) của từng ô
(Xoá) danh sách số	Gỡ tiền tố 1. I. A. a. khỏi vùng chọn
(Xoá) đa cấp	Gỡ tiền tố 1.1.1. khỏi vùng chọn

Hai nhóm này khác nhau ở chỗ: điền dãy (bốn lệnh đầu) ghi đè ô, hợp với cột STT trống; List Format thêm tiền tố vào nội dung sẵn có, hợp với cột tên công việc.

Quy trình đánh số một bảng khối lượng phân cấp

1. Dựng cây bằng nút Increase / Decrease Indent của Excel trên cột "Nội dung công việc" — ô không thụt là cấp 1, thụt một nấc là cấp 2, và cứ thế.
2. Nếu bảng đã có mã cũ, chọn cột đó rồi chạy Đa cấp ▸ (Xoá). Bước này bắt buộc: lệnh Đa cấp 1.1.1 không tự xoá số cũ, chạy lại lần hai sẽ chồng số.
3. Chọn cột nội dung, bấm Đa cấp ▸ Đa cấp 1.1.1. Thanh trạng thái báo "Đã đánh số đa cấp N ô".
4. Chọn cột STT riêng bên trái, bấm nút chính Đánh số, nhập Giá trị bắt đầu = 1, Bước nhảy = 1, bấm Áp dụng. Cửa sổ ở chế độ modeless nên có thể chọn vùng khác rồi bấm tiếp.
5. Với các đầu mục lớn (Phần ngầm, Phần thân, Hoàn thiện), chọn riêng những ô đó và bấm Số La Mã để có I, II, III.
6. Cần một cột "Cấp" số nguyên làm đầu vào cho Auto group? Dùng Đánh Level: lệnh hỏi Bước 1: Ô quy tắc (chọn đúng một ô mô tả quy tắc), rồi Bước 2: Vùng dữ liệu (cột trái = ký hiệu, cột phải = cột kết quả). Chế độ Theo màu nền thay Bước 1 bằng Bước 1: Bảng màu mức — chọn vùng chú giải, mỗi ô là một mức, thứ tự trên→dưới = mức 1, 2, 3…
7. Ô nào Đánh Level không khớp được sẽ để trống và tô đỏ — rà lại thủ công trước khi dùng cột đó.

Ví dụ

Bảng khối lượng Gói thầu 03, cột C đã thụt lề đúng cây, cột A là STT chạy suốt:

STT	Nội dung công việc (mức thụt)	Sau khi chạy Đa cấp 1.1.1
1	Phần ngầm (0)	1. Phần ngầm
2	Công tác đất (1)	1.1. Công tác đất
3	Đào móng bằng máy (2)	1.1.1. Đào móng bằng máy
4	Đào móng thủ công (2)	1.1.2. Đào móng thủ công
5	Bê tông lót móng M100 (1)	1.2. Bê tông lót móng M100
6	Phần thân (0)	2. Phần thân
7	Cột tầng 1 (1)	2.1. Cột tầng 1

Cột STT ở trên do lệnh Đánh số điền (bắt đầu 1, bước 1); nếu dòng 4 đang bị AutoFilter ẩn thì nó không tiêu tốn số nào, dãy vẫn liền mạch trên các dòng đang hiện.

Mẹo và lưu ý

• Không hoàn tác được bằng Ctrl+Z. Cả bộ lệnh ghi thẳng vào ô — lưu file trước khi chạy trên bảng lớn, và dùng lệnh (Xoá) tương ứng thay vì trông cậy vào undo.
• Bốn lệnh Danh sách số / La Mã / HOA / thường tự bóc tiền tố cũ trước khi ghi, nên bấm lại nhiều lần không bị chồng số. Riêng Đa cấp 1.1.1 thì không — phải chạy (Xoá) trước.
• Ô văn bản bị ép về định dạng Text (@) trước khi ghi để 1. không biến thành ngày tháng. Ô số, ngày và TRUE/FALSE được bỏ qua hoàn toàn.
• Ô công thức được bọc thành =""&"1. "&(công thức cũ) nên vẫn sống và tự cập nhật; lệnh (Xoá) chỉ gỡ đúng lớp bọc của add-in, không đụng công thức ghép chuỗi bạn tự viết.
• Một ô nhiều dòng (Alt+Enter) sẽ ăn nhiều số liên tiếp — mỗi dòng trong ô là một số. Đây là hành vi cố ý.
• Lệnh (Xoá) danh sách số chỉ nhận dạng tiền tố có dấu chấm; 1) hay a) không bị gỡ, còn nội dung thật kiểu D. Nguyễn Văn A hoặc CM. 12+500 lại bị cắt nhầm — kiểm tra trước khi chạy cả cột.
• Đa cấp đọc thuộc tính Indent của ô, không phải khoảng trắng gõ tay ở đầu chuỗi; tối đa 10 cấp.
• Chế độ Theo màu nền của Đánh Level chạy offline; chỉ chế độ Theo mô tả (AI) mới cần API key AI đã cấu hình.

Xem thêm

• Dấu đầu dòng — nhánh còn lại của khu List Format: ●, ★, −, ◆ và checkbox ☐ ☑ ☒.
• Ô và Dòng — chèn/xoá dòng và Auto group để phân cấp bảng sau khi đã đánh mã.
• Trợ lý AI — cấu hình provider AI cho chế độ "Theo mô tả" của Đánh Level.