Tạo tiêu đề trộn thư

Lệnh Tạo tiêu đề bọc nội dung dòng tiêu đề bảng bằng cặp ngoặc vuông [...], biến mỗi tên cột thành một trường trộn thư đúng dạng mà file Word mẫu cần. Đây là bước chuẩn bị cho Trộn sang Word — cách phát hành hàng loạt biên bản nghiệm thu, phiếu yêu cầu nghiệm thu hay phiếu giao việc từ một bảng Excel.

Lệnh nằm ở tab DVD Addin → nhóm File và In → Menu Trộn.

Các lệnh trong nhóm

Lệnh	Chức năng
Tạo tiêu đề	Bọc từng ô của dòng đầu vùng chọn thành [giá trị cũ]
Trộn sang Word	Mỗi dòng dữ liệu sinh một file Word, thay [Tên cột] bằng giá trị ô
Word → PDF	Chuyển cả loạt file Word vừa trộn sang PDF
Đổi tên file	Chỉnh lại tên bộ file đầu ra theo quy ước hồ sơ

Quy trình chuẩn bị trường trộn

1. Dựng bảng dữ liệu. Dòng đầu là tên cột, mỗi dòng tiếp theo là một văn bản sẽ phát hành. Đặt tên cột đúng như câu chữ bạn muốn thấy trong Word — kể cả dấu và khoảng trắng.
2. Sao chép dòng tiêu đề xuống một dòng nháp (hoặc sang sheet nháp). Dòng nháp này sẽ thành danh sách trường để dán vào Word, còn dòng tiêu đề thật của vùng dữ liệu giữ nguyên tên trơn.
3. Chạy Tạo tiêu đề trên dòng nháp: Menu Trộn → Tạo tiêu đề. Hộp thoại DVD Addin — Tạo dòng tiêu đề hiện lên với lời nhắc "Quét chọn dòng Tiêu đề để thêm dấu ngoặc vuông [...]". Quét đúng dòng (ví dụ A20:H20) rồi bấm OK; add-in báo "Đã tạo N field tiêu đề."
4. Dán các chuỗi [...] vào file Word mẫu, đặt đúng vị trí cần điền trong câu văn, bảng biểu, ô ký tên.
5. Chạy Trộn sang Word: chọn thư mục mẫu, thư mục lưu, tick mẫu cần dùng, đặt Vùng dữ liệu (có header) trỏ vào bảng ở bước 1, chọn Cột tên file output, rồi bấm Trộn dữ liệu.
6. Kiểm tra rồi mới chạy loạt lớn. Trộn thử 2–3 dòng, mở file Word xem còn sót [Tên cột] nào không được thay hay không.

Ví dụ

Bảng theo dõi phiếu yêu cầu nghiệm thu công việc xây dựng, dòng tiêu đề nằm ở A3:E3. Sau khi sao chép xuống dòng nháp và chạy lệnh:

Trước	Sau
Số phiếu	[Số phiếu]
Hạng mục	[Hạng mục]
Công việc nghiệm thu	[Công việc nghiệm thu]
Ngày nghiệm thu	[Ngày nghiệm thu]
Vị trí	[Vị trí]

Trong file mẫu BBNT_CongViec.docx, bạn viết:

Hôm nay, ngày [Ngày nghiệm thu], tại [Vị trí], các bên tiến hành nghiệm thu công việc [Công việc nghiệm thu] thuộc hạng mục [Hạng mục] theo phiếu số [Số phiếu].

Chạy Trộn sang Word với vùng dữ liệu A3:E38 và cột tên file là Số phiếu — 35 biên bản Word ra đời, mỗi file đặt tên theo <tên mẫu>_<số phiếu>.docx, chỉ việc in và trình ký.

Mẹo và lưu ý

• Chỉ dòng đầu tiên của vùng chọn được xử lý. Quét cả bảng cũng không sao — các dòng dữ liệu bên dưới không bị đụng tới.
• Đừng chạy lệnh thẳng trên dòng tiêu đề của vùng dữ liệu sẽ đem đi trộn. Lệnh Trộn sang Word tự ghép chuỗi tìm kiếm là [ + tiêu đề cột + ]; nếu tiêu đề đã là [Số phiếu] thì chuỗi cần tìm trong Word sẽ thành [[Số phiếu]]. Hãy giữ dòng tiêu đề thật ở dạng tên trơn và dùng dòng nháp để lấy chuỗi field.
• Chạy lệnh hai lần trên cùng một dòng sẽ bọc chồng thành [[Tên cột]]; ô tiêu đề trống thành [] — điền đủ tên cột trước khi chạy.
• Lệnh ghi đè giá trị ô, không hoàn tác được bằng Ctrl+Z; ô chứa công thức bị thay bằng chuỗi [kết quả] và mất công thức gốc. Lưu bản sao workbook nếu bảng quan trọng.
• Cột ảnh: nếu giá trị ô là đường dẫn kết thúc bằng .png, .jpg, .jpeg, .bmp, .gif và file tồn tại, Trộn sang Word chèn thẳng ảnh vào vị trí trường; file không tồn tại thì trường bị xóa trắng.
• Cột bảng: tên cột bắt đầu bằng Bảng, Bang, Table hoặc tbl được hiểu đặc biệt — giá trị ô là tên vùng (named range), tìm trên sheet Tables trước rồi mới tìm toàn workbook, và được dán vào Word thành bảng thật.
• Xuống dòng trong ô Excel (Alt+Enter) được chuyển thành xuống dòng của Word khi trộn.

Xem thêm

• Trộn sang Word — bước tiếp theo, dùng chính các trường [...] vừa tạo.
• Gửi Email — phát hành hàng loạt qua Outlook (trỏ trực tiếp tới ô, không dùng trường [...]).
• Mẫu Email — file mẫu có sẵn cấu trúc cột chuẩn cho gửi thư hàng loạt.