Word → PDF
Vị trí trên ribbon: Tab DVD Addin → Nhóm File và In → mũi tên cạnh nút Đọc PDF
ID lệnh: btnWordtoPDF
Chức năng
Chuyển nhiều file Word thành PDF cùng lúc, giữ nguyên định dạng, ngay từ Excel. Add-in mở một phiên Microsoft Word chạy ngầm, lần lượt mở từng tài liệu ở chế độ chỉ đọc rồi xuất ra PDF cùng tên, cùng thư mục.
Dùng khi phải nộp hồ sơ: hàng chục biên bản nghiệm thu, tờ trình, phiếu yêu cầu nghiệm thu soạn bằng Word đều phải nộp dạng PDF — thay vì mở từng file rồi Save As PDF, chọn hết một lượt là xong.
Cách dùng
- Vào tab DVD Addin → nhóm File và In → mũi tên cạnh Đọc PDF → bấm Word → PDF.
- Hộp "Chọn file Word cần chuyển sang PDF" hiện ra, lọc
*.doc; *.docx. - Chọn nhiều file cùng lúc (giữ Ctrl để chọn rời rạc, Shift để chọn một dải, hoặc Ctrl+A để chọn hết) → Open.
- Add-in khởi động Word ở chế độ ẩn, mở từng file ở chế độ chỉ đọc và xuất PDF cùng tên, cùng thư mục với file Word gốc.
- Xong việc, Word ngầm được đóng lại và thông báo hiện kết quả, ví dụ "Đã chuyển 18/20 file Word sang PDF.", kèm danh sách từng file không chuyển được và lý do.
Video hướng dẫn
Chuyển Word, Visio sang PDF và xử lý ảnh · 5 phút 52 giây · 13 trường hợp · Tải video · File thực hành theo video
Lệnh trong video: Word → PDF · Xuất ảnh · Chỉnh cỡ ảnh · Visio → PDF
Các chương (18)
- Giới thiệu
- Mở lệnh
- 1 · Word → PDF cả lô
- 2 · PDF đã có, file lỗi
- 3 · Hai file trùng tên
- 4 · Thiếu Word, Esc
- 5 · Visio → PDF
- 6 · Visio báo lỗi
- Lệnh xử lý ảnh
- 7 · Thu nhỏ ảnh
- 8 · Ảnh dọc, ảnh đã nhỏ
- 9 · HEIC, PNG, thư mục con
- 10 · Chạy lại, nhập sai
- 11 · Xuất ảnh
- 12 · Ảnh nào ra
- 13 · Xuất ảnh báo lỗi
- Mẹo
- Kết thúc
Hướng dẫn bằng hình
Bước 1. Trên ribbon, mở tab DVD Addin → nhóm File và In → mở Đọc PDF → chọn Word → PDF.
Bước 2. Trong hộp Chọn file Word cần chuyển sang PDF (lọc *.doc; *.docx), chọn nhiều file cùng lúc — giữ Ctrl để chọn rời, Shift để chọn một dải, Ctrl+A để chọn hết — rồi bấm Open.
Bước 3. Add-in mở Word chạy ẩn, mở từng file ở chế độ chỉ đọc và xuất PDF cùng tên, cùng thư mục với file gốc: D:\DuAn\NhaVanPhong9Tang\BienBanNT\BB_NT_XayTo_T5_01.docx → BB_NT_XayTo_T5_01.pdf. PDF trùng tên có sẵn bị ghi đè; nhấn ESC để dừng giữa hai file.
Bước 4. Xong, Word ngầm được đóng và thông báo cho kết quả, ví dụ Đã chuyển 18/20 file Word sang PDF., kèm danh sách Không chuyển được với tên từng file và lý do (file có mật khẩu, PDF đích đang mở trong trình đọc PDF…).
Ví dụ
Thư mục D:\HoSo\BienBanNghiemThu có 20 file .docx biên bản nghiệm thu công tác xây tô tầng 5.
Chạy lệnh, chọn cả 20 file → sau khoảng một phút, cạnh mỗi file .docx xuất hiện file .pdf cùng tên. Tiếp đó dùng PDF Manager gộp 20 file PDF thành một bộ hồ sơ theo thứ tự mục lục.
Lưu ý
- Máy phải cài Microsoft Word; nếu không, lệnh báo "Microsoft Word không được cài đặt." và dừng.
- File PDF được ghi cạnh file Word gốc, cùng tên; nếu đã tồn tại PDF trùng tên thì bị ghi đè, không hỏi lại. Riêng file PDF đích đang mở trong trình đọc PDF thì không ghi đè được — file đó được báo trong danh sách lỗi; đóng PDF rồi chạy lại.
- File lỗi (hỏng, đang bị khóa…) bị bỏ qua để cả lô chạy tiếp, nhưng được liệt kê tên kèm lý do trong thông báo cuối.
- Tài liệu có mật khẩu mở bị báo lỗi ngay với thông báo rõ ràng, không để Word ngầm treo chờ nhập mật khẩu — hãy mở file trong Word, gỡ mật khẩu rồi chạy lại.
- Các hộp cảnh báo của Word được tắt trong lúc chạy nên không có hộp thoại ẩn nào chặn lô.
- Nhấn ESC để dừng; lệnh dừng giữa hai file, những file đã chuyển xong vẫn được giữ.
- Trong lúc chạy, Word làm việc ẩn — đừng tắt tiến trình Word thủ công giữa chừng.
- Nên đóng các file Word đang mở trước khi chạy để tránh xung đột khóa file.
- Kết quả bám theo thiết lập trang của chính tài liệu Word (khổ giấy, lề, header/footer).
Liên quan
- Visio → PDF — cùng cơ chế nhưng cho bản vẽ Visio.
- PDF Manager — gộp các PDF vừa tạo thành một bộ hồ sơ.
- Sheet chọn sang PDF — xuất PDF từ chính các sheet Excel.
- Trộn văn bản Word — tạo hàng loạt file Word từ dữ liệu Excel rồi chuyển sang PDF ở đây.