Chuyển âm thanh

Lệnh Chuyển âm thanh gửi một file ghi âm lên Gemini AI và ghi toàn bộ nội dung gỡ băng vào ô đang chọn trên sheet. Dùng để khỏi phải ngồi nghe lại và gõ tay: ghi âm giao ban công trường, ghi âm trao đổi với tư vấn giám sát tại hiện trường, ghi âm ghi chú khi đi kiểm tra hạng mục — có ngay bản chữ để biên tập thành biên bản họp hoặc nhật ký thi công.

Lệnh nằm trong menu Công cụ File của nhóm File và In, tab DVD Addin.

Các lệnh trong nhóm

Lệnh	Chức năng
Chuyển âm thanh	Gỡ băng file .wav, .mp3, .flac, .ogg, .aac vào ô đang chọn
Tùy chọn	Khai báo khóa API Gemini — bắt buộc trước khi chạy lệnh lần đầu
Trợ lý AI	Tóm tắt, cắt ý, biên tập bản gỡ băng thành biên bản
Dịch ngôn ngữ	Dịch bản gỡ băng sang ngôn ngữ khác cho tư vấn nước ngoài
OCR file	Cùng nhóm AI nhưng đọc chữ từ ảnh / PDF thay vì âm thanh

Quy trình gỡ băng cuộc họp giao ban

1. Ghi âm cuộc họp. File .m4a từ điện thoại không được nhận — chuyển sang .mp3 hoặc .wav trước.
2. Bản ghi dài thì cắt thành từng đoạn ngắn: file càng dài xử lý càng lâu và tốn hạn mức API hơn.
3. Mở Tùy chọn khai báo khóa API Gemini nếu chưa có, và kiểm tra máy đang có Internet.
4. Bấm chọn một ô trống sẽ nhận nội dung — ví dụ B2 của sheet Biên bản họp.
5. Vào tab DVD Addin → nhóm File và In → menu Công cụ File → bấm Chuyển âm thanh.
6. Hộp “Chọn file audio để chuyển sang văn bản” hiện ra (lọc sẵn *.wav; *.mp3; *.flac; *.ogg; *.aac) → chọn file → Open.
7. Chờ kết quả. Với file dài, Excel đứng yên trong lúc chờ — đây là bình thường, đừng bấm tiếp.
8. Toàn bộ bản gỡ băng nằm gọn trong ô đã chọn. Bật Wrap Text và tăng chiều cao dòng để đọc, hoặc copy sang Word.
9. Với bản ghi đã cắt thành nhiều đoạn, chạy lại lệnh cho từng đoạn vào các ô liền dưới (B3, B4…) rồi ghép theo thứ tự.
10. Cắt ý thành từng dòng công việc, rồi dùng Trợ lý AI tóm tắt hoặc soát lại câu chữ trước khi trình ký.

Ví dụ

File GiaoBan_2026-05-11.mp3 dài 12 phút của buổi giao ban sáng thứ Hai. Chọn ô B2 sheet Biên bản họp, chạy lệnh → cả buổi họp thành một khối chữ trong B2. Sau khi cắt ý thủ công, biên bản thành:

Nội dung trao đổi	Bên chịu trách nhiệm	Thời hạn
Ép cọc đại trà lô B đạt 42/60 tim, chậm 2 ngày do mưa	Tổ ép cọc	15/05/2026
Vướng mặt bằng lô C, chưa bàn giao ranh	Ban QLDA	14/05/2026
Bổ sung 6 công nhân cốt thép cho đài móng M1–M4	Nhà thầu chính	13/05/2026
Thiếu phiếu thí nghiệm bê tông lót lô A	Phòng QAQC	16/05/2026
Chốt lại biện pháp chống thấm tầng hầm với tư vấn	Chỉ huy trưởng	17/05/2026

Bản gỡ băng chỉ là bản nháp: tên người, mã cấu kiện và các con số đều phải đối chiếu lại với sổ tay hiện trường trước khi trình ký.

Mẹo và lưu ý

• Kết quả ghi đè nội dung ô đang chọn và không hoàn tác được bằng Ctrl+Z — luôn chọn ô trống trước khi chạy.
• Toàn bộ bản gỡ băng nằm trong một ô duy nhất; lệnh không tách người nói, không chèn mốc thời gian, không tự chia dòng theo ý.
• Chỉ nhận .wav, .mp3, .flac, .ogg, .aac. Định dạng khác (kể cả .m4a) phải chuyển đổi trước khi chạy.
• Thiếu khóa API hoặc mất mạng thì ô nhận về thông báo lỗi thay vì nội dung — kiểm tra lại khóa trong Tùy chọn rồi chạy lại.
• File ghi âm được gửi lên dịch vụ AI bên ngoài: không dùng cho nội dung họp có tính bảo mật hoặc thông tin nhạy cảm của dự án.
• Chất lượng bản gỡ băng phụ thuộc chất lượng thu âm: tiếng ồn công trường, nhiều người nói chồng nhau, tên riêng và mã hạng mục dễ bị nghe nhầm — luôn soát lại số liệu và tên người trước khi đưa vào hồ sơ.
• File càng dài xử lý càng lâu và tốn hạn mức API càng nhiều — cắt bản ghi dài thành từng đoạn là cách chạy nhanh và rẻ nhất.
• Lệnh cần tài khoản DVDAddin còn hạn (Standard hoặc PRO); trong thời gian dùng thử (Trial) dùng được đầy đủ.

Xem thêm

• Công cụ File — các lệnh khác cùng menu Công cụ File.
• Trợ lý AI — biên tập, tóm tắt bản gỡ băng ngay trong Excel.
• PDF và OCR — cùng cách làm nhưng lấy chữ từ ảnh và PDF scan.
• Dịch — dịch nội dung vừa gỡ băng sang ngôn ngữ khác.