Chuyển âm thanh

Vị trí trên ribbon: Tab DVD Addin → Nhóm File và In → Menu Công cụ File

ID lệnh: btnTranscribeAudio

Cần đăng nhập license

Lệnh cần tài khoản DVDAddin còn hạn (Standard hoặc PRO). Trong thời gian dùng thử (Trial) dùng được đầy đủ.

Chức năng

Gửi một file ghi âm lên dịch vụ AI chọn ở Tùy chọn ▸ Trợ lý AI ▸ Chuyển âm thanh (Gemini mặc định, hoặc OpenAI / Groq) để chuyển thành văn bản, rồi ghi kết quả bắt đầu từ ô đang chọn, mỗi dòng một ô.

Dùng để gỡ băng nhanh: ghi âm cuộc họp giao ban công trường, ghi âm nội dung trao đổi với tư vấn giám sát tại hiện trường, ghi âm ghi chú khi đi kiểm tra hạng mục — thay vì ngồi nghe lại và gõ tay, bạn có ngay bản chữ để biên tập thành biên bản họp hoặc nhật ký.

Cách dùng

1. Bấm chọn ô sẽ nhận nội dung văn bản (kết quả ghi đúng vào ô đang chọn).
2. Vào tab DVD Addin → nhóm File và In → menu Công cụ File → bấm Chuyển âm thanh.
3. Hộp "Chọn file audio để chuyển sang văn bản" hiện ra, lọc sẵn *.wav; *.mp3; *.flac; *.ogg; *.aac → chọn file ghi âm → Open.
4. Add-in kiểm cỡ file (quá giới hạn của dịch vụ thì báo ngay, không gửi), rồi gửi lên và chờ kết quả — thanh trạng thái ghi Đang chuyển âm thanh thành chữ…. Với file dài, Excel đứng yên trong lúc chờ — đây là bình thường.
5. Khi xong, add-in hỏi xác nhận (nói rõ số dòng và vùng sẽ ghi), rồi ghi bản gỡ băng xuống từ ô đang chọn, mỗi dòng một ô.

Video hướng dẫn

Chuyển âm thanh sang chữ · 5 phút 47 giây · 9 trường hợp · Tải video · File thực hành theo video

Các chương (13)

1. Giới thiệu
2. Mở lệnh
3. 1 · Gỡ băng họp giao ban
4. 2 · Chọn dịch vụ AI
5. 3 · Loại tệp, giới hạn cỡ
6. 4 · Chờ kết quả và nút Hủy
7. 5 · Bản gõ chia đoạn
8. 6 · Đoạn liền rất dài
9. 7 · Ghi lấn xuống dưới
10. 8 · Sheet đang bảo vệ
11. 9 · Khi có lỗi
12. Lưu ý
13. Kết thúc

Hướng dẫn bằng hình

Thực hành

Tải file mẫu của lệnh này — dữ liệu y như hình dưới (sheet Biên bản họp), mở ra là làm theo được ngay từng bước.

Bước 1. Chọn ô sẽ nhận bản gõ lại (1) — nên là ô đầu của một cột trống, vì mỗi dòng sẽ ghi xuống một ô.

Bước 2. Trên ribbon, mở tab DVD Addin → nhóm File và In → mở Công cụ File → chọn Chuyển âm thanh.

Bước 3. Trong hộp Chọn file audio để chuyển sang văn bản (*.wav; *.mp3; *.flac; *.ogg; *.aac), chọn file ghi âm, ví dụ GiaoBan_2026-10-05.mp3, rồi bấm Open. Add-in kiểm cỡ file, gửi lên dịch vụ AI chọn trong Tùy chọn và chờ; thanh trạng thái báo đang xử lý (1) — file dài có thể mất vài phút.

Bước 4. Khi có kết quả, add-in nói rõ sẽ ghi bao nhiêu dòng vào vùng nào (1). Giữ Sao lưu sheet để Ctrl+Z ngay sau lệnh còn đưa sheet về như cũ, rồi bấm Tiếp tục (2).

Bước 5. Bản gõ lại được ghi từ ô đã chọn trở xuống, mỗi dòng một ô (1) — sẵn sàng để biên tập thành biên bản họp chính thức.

Ví dụ

Sau buổi giao ban công trường sáng thứ Hai, bạn có file GiaoBan_2026-05-11.m4a đã chuyển sang .mp3 dài 12 phút.

Chọn ô B2 của sheet Biên bản họp, chạy lệnh, chọn file → nội dung buổi họp (tiến độ ép cọc, vướng mặt bằng lô C, yêu cầu bổ sung nhân lực) hiện thành các dòng từ B2 trở xuống. Bạn chỉ việc gom ý và biên tập thành biên bản họp chính thức.

Lưu ý

• Cần kết nối internet và khoá API của dịch vụ đã chọn trong Tùy chọn. Thiếu khoá, mất mạng hay dịch vụ báo lỗi thì add-in báo lỗi bằng hộp thoại và không ghi gì — trước đây câu lỗi bị ghi vào ô như thể là bản gỡ băng.
• File ghi âm được gửi lên dịch vụ AI bên ngoài — không dùng cho nội dung họp có tính bảo mật hoặc thông tin nhạy cảm của dự án.
• Kết quả ghi đè các ô từ ô đang chọn trở xuống (hộp xác nhận báo trước bao nhiêu ô đang có dữ liệu); lệnh có sao lưu nên Ctrl+Z ngay sau đó đưa sheet về như trước. Nên chọn ô đầu một cột trống.
• Mỗi dòng của bản gỡ băng vào một ô; đoạn liền quá dài (một ô Excel chứa tối đa 32.767 ký tự) được cắt ở khoảng trắng sang ô kế tiếp. Dòng mở đầu bằng -, +, =, @ được giữ là chữ, không bị Excel hiểu thành công thức.
• Giới hạn cỡ file: Gemini khoảng 14 MB, OpenAI / Groq 25 MB. File lớn hơn: cắt thành nhiều đoạn hoặc nén sang MP3 (64 kbps là đủ rõ cho giọng nói).
• Chỉ nhận các định dạng .wav, .mp3, .flac, .ogg, .aac; file .m4a từ điện thoại cần chuyển đổi trước.
• File càng dài xử lý càng lâu và tốn nhiều hạn mức API hơn; nên cắt bản ghi dài thành từng đoạn.

Liên quan

• OCR — cùng nhóm AI, nhưng nhận diện chữ từ ảnh/PDF thay vì âm thanh.
• Chụp màn hình OCR — bắt chữ nhanh từ một vùng màn hình.
• Trợ lý AI — biên tập, tóm tắt lại nội dung vừa gỡ băng.
• Dịch — dịch bản gỡ băng sang ngôn ngữ khác cho tư vấn nước ngoài.