In ấn & Xuất PDF
Nhóm lệnh xử lý những việc in ấn mà Excel không làm được gọn: thống nhất khổ giấy và lề cho cả chục sheet biểu mẫu, in lẻ đúng vài trang bị hỏng, tạo bản PDF có lề gương để đóng quyển hai mặt, và chuyển hồ sơ Word/Visio sang PDF theo lô.
Dành cho người phải đóng bộ hồ sơ nghiệm thu, thuyết minh biện pháp thi công hay hồ sơ hoàn công — nơi mọi trang phải cùng một chuẩn lề và cuối cùng phải ra được file PDF nộp chủ đầu tư.
Các lệnh trong nhóm
| Lệnh | Chức năng |
|---|---|
| Set page margins | Đặt khổ giấy (A4/A3), chiều giấy và lề (mm) cho tất cả sheet đang chọn, kèm Fit-to-Page theo chiều rộng |
| In từng trang | In riêng từng trang của sheet hiện tại theo danh sách trang: tất cả, chẵn, lẻ, hoặc 1,3-7,10 |
| Mirror margins | Xuất sheet hiện tại thành PDF có lề gương — trang chẵn đảo lề trái ↔ phải để đóng gáy |
| Sheet → PDF | Xuất mỗi sheet đang chọn thành một file PDF riêng, lưu cạnh workbook |
| Word → PDF | Chuyển nhiều file .doc/.docx sang PDF cùng tên, cùng thư mục |
| Visio → PDF | Chuyển file .vsd/.vsdx sang PDF qua máy in ảo Microsoft Print to PDF |
Quy trình đóng một bộ hồ sơ in hai mặt
- Chọn các sheet cần in: bấm tab sheet đầu tiên rồi giữ Ctrl (chọn rời) hoặc Shift (chọn liền dải).
- Chạy Set page margins. Chọn Khổ giấy A4 hoặc A3, Chiều giấy Dọc hoặc Ngang, rồi nhập Lề (mm): Trên, Dưới, Trái, Phải, Header, Footer. Mặc định 20 / 20 / 30 / 15 và 8 / 8 — đúng thói quen đóng quyển gáy trái.
- Bấm Áp dụng. Cửa sổ vẫn mở: chọn nhóm sheet khác, đổi thông số rồi Áp dụng tiếp cho tới khi cả workbook đồng bộ, xong bấm Đóng.
- Kiểm tra bằng Print Preview — thiết lập trang không hoàn tác được bằng Ctrl+Z.
- Nếu bộ hồ sơ sẽ in hai mặt và đóng gáy, mở sheet cần xuất rồi chạy Mirror margins. Hộp lưu file mở ra với tên gợi ý
MirrorMarginsOutput.pdf; add-in xuất từng trang (trang lẻ lề gốc, trang chẵn đảo trái ↔ phải) rồi ghép thành một file PDF duy nhất. - Nếu chỉ cần bản PDF thường, chọn các sheet rồi chạy Sheet → PDF: mỗi sheet ra một file
<tên workbook>_<tên sheet>.pdftrong thư mục chứa workbook. - Các phụ lục soạn bằng Word và sơ đồ vẽ bằng Visio: chạy Word → PDF và Visio → PDF, chọn nhiều file cùng lúc; PDF được ghi cạnh file gốc, cùng tên.
- Khi in giấy mà máy kẹt vài trang, mở sheet đó, chạy In từng trang, gõ đúng dải trang cần in bù rồi bấm OK và chọn máy in.
Ví dụ
Bộ hồ sơ hoàn công gồm 18 sheet biểu mẫu A4 dọc, 4 sheet bảng khối lượng A3 ngang, 20 biên bản Word và 3 sơ đồ Visio.
| Bước | Lệnh | Thiết lập |
|---|---|---|
| 1 | Set page margins | 18 sheet A4 · Dọc · lề 20 / 20 / 30 / 15 mm |
| 2 | Set page margins | 4 sheet A3 · Ngang · lề 15 / 15 / 25 / 10 mm |
| 3 | Word → PDF | chọn cả 20 file trong D:\HoSo\BienBanNghiemThu |
| 4 | Visio → PDF | SoDoToChucCongTruong.vsdx, SoDoMangLuoiThiCong.vsdx, MatBangBoTriKhoBai.vsd |
| 5 | Mirror margins | sheet thuyết minh 46 trang → BienPhapThiCong_MirrorMargins.pdf |
Trong file lề gương, trang 1, 3, 5… có lề trái 30 mm còn trang 2, 4, 6… có lề phải 30 mm, nên khi in hai mặt mọi mép trong đều rộng bằng nhau và lỗ đóng gáy không ăn vào phần chữ.
Mẹo và lưu ý
- Set page margins chỉ tác động lên các sheet đang được chọn tại thời điểm bấm Áp dụng; lệnh cũng tự bật Fit-to-Page theo chiều rộng và canh giữa ngang — cần giữ tỉ lệ 100% thì phải chỉnh lại trong Page Layout sau.
- Sheet → PDF cho ra nhiều file, mỗi sheet một file, không phải một quyển gộp; muốn một file duy nhất hãy dùng In hàng loạt với tùy chọn gộp PDF, hoặc ghép bằng PDF Manager. File trùng tên bị ghi đè, không hỏi lại.
- In từng trang nhận
A(tất cả),E(trang chẵn),O(trang lẻ) hoặc dạng1,3-7,10; chuỗi chứa ký tự khác hoặc vượt tổng số trang sẽ bị từ chối. - Chỉ khi máy in đang chọn có tên chứa "Microsoft Print to PDF" thì In từng trang mới chuyển sang xuất file
Page_001.pdf,Page_002.pdf… — các driver PDF khác vẫn được coi như máy in giấy. - Mirror margins chỉ đảo lề trái/phải; lề trên, lề dưới, header và footer giữ nguyên. Lệnh xuất từ sheet đang mở, không nhận file PDF có sẵn làm đầu vào.
- Word → PDF cần cài Microsoft Word, Visio → PDF cần cài Microsoft Visio và máy in ảo Microsoft Print to PDF; PDF luôn ghi cạnh file gốc, cùng tên, ghi đè nếu trùng.
- Với workbook đồng bộ OneDrive/SharePoint, Sheet → PDF tự quy đổi đường dẫn trực tuyến về thư mục cục bộ trước khi xuất — nhưng vẫn nên lưu workbook trước khi chạy vì PDF được ghi vào chính thư mục chứa file.
- Giữ ESC để dừng sớm ở In từng trang, Mirror margins và Sheet → PDF; phần đã in hoặc đã xuất vẫn được giữ lại.
- In từng trang và Mirror margins cần tài khoản còn hạn; Set page margins, Sheet → PDF, Word → PDF, Visio → PDF dùng được không cần license.
Xem thêm
- In hàng loạt — in cả loạt hồ sơ theo vòng lặp ô điều khiển, có tùy chọn gộp PDF.
- PDF & OCR — gộp, tách, xoay và OCR các file PDF đã có.
- Tham chiếu: Mirror margins — chi tiết cách add-in xuất và ghép từng trang.
- Tham chiếu: Set page margins — đầy đủ các trường và giá trị mặc định.