Trộn sang Word
Trộn dữ liệu từ một bảng Excel vào các file Word mẫu: mỗi dòng dữ liệu sinh ra một file Word. Add-in tìm trong file mẫu các chuỗi dạng [Tên cột] và thay bằng giá trị ô của cột cùng tên trên dòng đang xử lý.
Đây là cách phát hành hàng loạt văn bản cùng bố cục khác nội dung: biên bản nghiệm thu theo từng cấu kiện, phiếu yêu cầu nghiệm thu theo từng hạng mục, hợp đồng khoán việc theo từng tổ đội, giấy mời họp theo từng đơn vị.
Các lệnh trong nhóm
| Lệnh | Chức năng |
|---|---|
| Trộn sang Word | Trộn vùng dữ liệu Excel vào các file Word mẫu, mỗi dòng một file .docx |
| Tạo tiêu đề | Bọc dòng tiêu đề bảng bằng cặp [...] để thấy đúng chuỗi trường cần gõ vào mẫu Word |
| Word → PDF | Chuyển cả loạt file Word vừa trộn sang PDF cùng tên, cùng thư mục |
| Gửi Email | Gửi hàng loạt qua Outlook, dùng chính bảng dữ liệu đó |
| Đổi tên file | Chuẩn hóa lại tên bộ file đầu ra theo quy ước hồ sơ |
Quy trình phát hành hồ sơ hàng loạt
- Trên sheet, lập vùng dữ liệu có dòng đầu tiên là dòng tiêu đề cột — tên tiêu đề chính là tên trường sẽ dùng trong Word (ví dụ
SoBB,LyTrinh,NgayNghiemThu). - Soạn các file Word mẫu, gõ vào đúng vị trí cần điền các chuỗi
[SoBB],[LyTrinh],[NgayNghiemThu]… và để tất cả mẫu trong một thư mục. - Vào tab DVD Addin → nhóm File và In → bấm Trộn sang Word.
- Ở dòng Folder template Word, bấm nút 📁 chọn thư mục chứa mẫu; ở dòng Folder lưu file output, chọn nơi lưu kết quả.
- Trong danh sách Chọn template Word, tick mẫu cần dùng (giữ Ctrl hoặc Shift để chọn nhiều mẫu — mỗi dòng dữ liệu sẽ sinh ra trọn bộ hồ sơ).
- Ở ô Vùng dữ liệu (có header), gõ địa chỉ vùng hoặc bấm ⤴ rồi quét chọn trực tiếp trên bảng tính.
- Ở Cột tên file output, chọn cột làm khóa đặt tên. File kết quả có dạng
<tên mẫu>_<giá trị cột khóa>.docx. - Bấm Trộn dữ liệu. Dòng trạng thái bên trái nút cho biết tiến trình; xong việc thư mục đầu ra được mở luôn trong Windows Explorer.
- Cần bản PDF để nộp thì chạy tiếp Word → PDF trên cả loạt file vừa sinh, sau đó gộp thành bộ bằng PDF Manager.
Ví dụ
Phát hành 35 biên bản nghiệm thu cho 35 đoạn cống thoát nước. Sheet DanhSachCong, vùng A1:F36:
| SoBB | TenHangMuc | LyTrinh | NgayNghiemThu | NhaThau | AnhHienTruong |
|---|---|---|---|---|---|
| NT-001 | Cống hộp D1000 | Km0+120 | 12/05/2026 | Cty Xây lắp Hòa Bình | D:\Anh\NT-001.jpg |
| NT-002 | Cống hộp D1000 | Km0+185 | 12/05/2026 | Cty Xây lắp Hòa Bình | D:\Anh\NT-002.jpg |
| NT-003 | Hố ga thu nước | Km0+240 | 13/05/2026 | Cty Xây lắp Hòa Bình | D:\Anh\NT-003.jpg |
File mẫu BBNT_Cong.docx có câu: “Hôm nay, ngày [NgayNghiemThu], tại lý trình [LyTrinh], các bên nghiệm thu [TenHangMuc] do [NhaThau] thi công.” và một dòng trống chứa [AnhHienTruong].
Chọn thư mục mẫu, thư mục lưu D:\DuAn\BienBan, tick BBNT_Cong.docx, vùng dữ liệu A1:F36, cột tên file SoBB → bấm Trộn dữ liệu. Thư mục đầu ra nhận 35 file BBNT_Cong_NT-001.docx… nội dung đã điền sẵn, ảnh hiện trường được chèn ngay vào vị trí trường ảnh.
Mẹo và lưu ý
- Tên trường trong Word phải trùng chính xác tên tiêu đề cột, kể cả dấu tiếng Việt và khoảng trắng. Add-in tự bọc cặp
[...]quanh tên tiêu đề khi tìm trong Word, nên tiêu đề trên sheet để tên trơn (SoBB, không phải[SoBB]); nếu bạn đã chạy Tạo tiêu đề ngay trên dòng tiêu đề của vùng trộn thì chuỗi trong mẫu Word phải là[[SoBB]]. Luôn chạy thử 1–2 dòng trước khi phát hành cả loạt. - Ô dữ liệu chứa đường dẫn ảnh (
.png,.jpg,.jpeg,.bmp,.gif) và file tồn tại thì ảnh được chèn thẳng vào vị trí trường; file không tồn tại thì trường bị xóa trống. - Cột có tiêu đề bắt đầu bằng Bảng / Bang / Table / tbl được hiểu là tên một vùng đặt tên (named range) trong workbook — add-in copy nguyên bảng đó dán vào vị trí trường, thay vì dán chữ.
- Cột chọn làm tên file nên có giá trị duy nhất cho từng dòng; file trùng tên trong thư mục đầu ra bị ghi đè và không hoàn tác được.
- Máy phải cài Microsoft Word; add-in mở Word chạy ngầm, đừng tắt tiến trình Word giữa chừng.
- Đầu ra chỉ là
.docx. Muốn PDF thì chạy thêm lệnh Word → PDF; muốn gửi kèm thư thì dùng Gửi Email. - Ô dữ liệu có xuống dòng trong ô được chuyển thành ngắt dòng đúng kiểu của Word, giữ nguyên bố cục nhiều dòng.
- Chọn nhiều mẫu cùng lúc thì số file đầu ra nhân lên theo số mẫu — kiểm tra dung lượng ổ đĩa trước khi chạy loạt lớn.
- Trường nằm trong header, footer hay text box của mẫu có thể không được thay như phần thân văn bản — kiểm tra bản thử trước.
- Lệnh cần tài khoản DVDAddin còn hạn (Standard hoặc PRO); trong thời gian dùng thử (Trial) dùng được đầy đủ. Lệnh Tạo tiêu đề thì dùng tự do.
Xem thêm
- Tạo Title — chuẩn bị dòng tiêu đề trước khi trộn.
- Gửi Email — gửi hàng loạt từ cùng một bảng dữ liệu.
- In hàng loạt — phát hành hàng loạt nhưng in / xuất PDF từ biểu mẫu Excel.
- PDF và OCR — chuyển bộ file Word vừa trộn sang PDF và đóng thành một hồ sơ.