Smart Data Cleaning…

Vị trí trên ribbon: Tab DVD Addin → Nhóm Văn bản và Số → Menu Xử lý văn bản

ID lệnh: btnDataCleaning

Chức năng

Lệnh mở cửa sổ Smart Data Cleaning gom sáu nhóm thao tác làm sạch dữ liệu vào một lần chạy: cắt khoảng trắng, chuẩn hoá hoa/thường, sửa lỗi font tiếng Việt (mojibake), chuẩn hoá định dạng ngày, chuẩn hoá số điện thoại Việt Nam và xoá dòng trùng.

Rất hợp với các bảng dữ liệu "gom từ nhiều nguồn": danh sách nhân sự ra vào công trường, danh bạ nhà thầu phụ, bảng theo dõi vật tư nhập từ nhiều file của nhiều người. Cửa sổ bỏ qua ô công thức và ô trống nên an toàn khi chạy trên bảng đang có công thức tính.

Cách dùng

1. Bôi đen vùng dữ liệu cần làm sạch trên Excel.
2. Vào tab DVD Addin → nhóm Văn bản và Số → menu Xử lý văn bản → Smart Data Cleaning….
3. Trong cửa sổ, tick các nhóm thao tác cần chạy:
   • Cắt khoảng trắng dư (bật sẵn) — kèm hai tuỳ chọn con: Gộp nhiều khoảng trắng liên tiếp thành 1 và Chuẩn hóa khoảng trắng đặc biệt (NBSP, zero-width…).
   • Chuẩn hóa hoa/thường — chọn Kiểu: UPPERCASE, lowercase, Title Case (mặc định) hoặc Sentence case.
   • Sửa lỗi font tiếng Việt — sửa chuỗi hỏng kiểu Cống thành Cộng.
   • Chuẩn hóa ngày — chọn Định dạng đích: dd/MM/yyyy, yyyy-MM-dd hoặc MM/dd/yyyy.
   • Chuẩn hóa số điện thoại — đưa số Việt Nam về dạng 0xxxx xxx xxx (kể cả số ghi +84).
   • Xóa dòng trùng lặp — chọn Khớp chính xác hoặc Khớp tương đối ≥ với ngưỡng phần trăm (mặc định 85).
4. Bấm Áp dụng. Dòng trạng thái dưới cửa sổ hiện tiến trình rồi báo kết quả kiểu "✓ Hoàn tất — sửa 214 ô, xóa 6 dòng trùng".
5. Cửa sổ không khoá Excel: chọn vùng khác rồi bấm Áp dụng tiếp. Bấm Đóng khi xong.

Ví dụ

Danh sách nhân sự ra vào công trường được ba tổ đội gửi về bằng ba file khác nhau, dán chung vào một sheet: tên viết lung tung hoa thường, có dòng dính khoảng trắng cứng copy từ web, số điện thoại lúc +84, lúc 0, và một số người bị nhập trùng hai lần.

Chọn cả bảng, mở lệnh, tick Cắt khoảng trắng dư (giữ cả hai tuỳ chọn con), tick Chuẩn hóa hoa/thường kiểu Title Case, tick Chuẩn hóa số điện thoại, tick Xóa dòng trùng lặp kiểu Khớp tương đối ≥ 90%, rồi bấm Áp dụng. Bảng thu về danh sách tên viết chuẩn, số điện thoại đồng nhất và không còn dòng lặp.

Lưu ý

• Phải chọn vùng dữ liệu trước; nếu chưa chọn, cửa sổ báo "Vui lòng chọn vùng dữ liệu trên Excel".
• Ô công thức và ô trống được bỏ qua, giá trị tính toán của bạn không bị ghi đè.
• Xóa dòng trùng lặp xoá nguyên dòng chứa ô trùng trong vùng chọn — kể cả các cột nằm ngoài vùng bạn đang nhìn. Đây là thao tác nguy hiểm nhất trong cửa sổ này.
• Chế độ Khớp tương đối dùng ngưỡng phần trăm, hạ ngưỡng quá thấp có thể xoá nhầm hai dòng thực chất khác nhau. Nên bắt đầu từ 90–95%.
• Không hoàn tác được bằng Ctrl+Z — hãy lưu file (hoặc nhân bản sheet) trước khi bấm Áp dụng.
• Nếu không tick thao tác nào, cửa sổ báo "Chưa chọn thao tác nào" và không làm gì cả.

Liên quan

• Xoá space thừa — bản rút gọn một-cú-nhấp khi chỉ cần cắt khoảng trắng.
• Tìm / Thay hàng loạt… — sửa theo từ khoá cụ thể, có xem trước từng ô.
• Auto format số/ngày — chuyển chuỗi ngày/số đã chuẩn hoá thành kiểu dữ liệu thật.
• Chuyển mã — xử lý font TCVN3/VNI khi lỗi hiển thị đến từ bảng mã chứ không phải mojibake.