Quy trình: Quản lý tiến độ
Workflow chuẩn cho PM (Project Manager) — lập tiến độ chi tiết, để add-in tính CPM, vẽ Gantt Chart in phát công trường hàng tuần, theo dõi trạng thái và ra báo cáo cho CĐT.
Mục tiêu
- Input: WBS công trình (Work Breakdown Structure).
- Output: Gantt Chart in được + bảng trạng thái task + bộ báo cáo tuần.
Workflow
Bước 1 — Mở mẫu tiến độ
DVD Cons → nhóm Tiến độ → Mẫu & Setup → Mẫu tiến độ.
Add-in mở C:\DVDAddin\Template\GanttChart.xlsx thành workbook mới. File mẫu có:
- Sheet
HuongDan— hướng dẫn cấu trúc cột và cú pháp Predecessors ngay trong file. - Sheet ẩn
Input— dữ liệu lịch: cột A là danh sách ngày nghỉ lễ, cột B là mask lịch tuần (YYYYYYN= làm T2–T7, nghỉ CN), cột D là danh sách ngày nghỉ Tết âm. Không sửa tay sheet này — sửa qua Lịch làm việc ở Bước 3. - Sheet
MHC.VP_Schedule_Template(hiện) vàOPL.HY_Schedule_Templete(ẩn) — hai bảng tiến độ mẫu đã đủ cột chuẩn. - Một số sheet kết quả mẫu (
EVM Report…,Dashboard…,Lookahead…, sheet ẩn_BL_…,_Snap_…) cho thấy đầu ra của các lệnh báo cáo.
Save As thành file dự án thực tế, ví dụ TienDo_MHC_VanPhong.xlsx. Nên copy sheet mẫu ra một sheet mới để giữ nguyên bản gốc.
Bước 2 — Lập WBS
Nhập dữ liệu từ dòng 4 trở đi của sheet tiến độ (dòng 2 là dòng header). Các cột chuẩn mà add-in nhận diện:
| Cột | Bắt buộc | Ghi chú |
|---|---|---|
| Activity ID | ✔ | Mã công tác, dùng để khai quan hệ trước–sau |
| Activity Name | ✔ | Tên công tác |
| Duration | ✔ | Số ngày làm việc |
| Start / Finish | ✔ | Ngày bắt đầu / kết thúc |
| Predecessors | khuyến nghị | Mã công tác + mã quan hệ |
| Level | khuyến nghị | Cấp WBS (1, 2, 3, 4) — dòng Summary tự tô nền |
| Complete (%) | khuyến nghị | % hoàn thành thực tế |
| Manpower | tùy chọn | Số nhân công, cho biểu đồ huy động. Lệnh Nhân lực chỉ nhận các tên cột Nhân lực / Manpower / Số CN / Công nhân |
| Actual Start / Actual Finish | tùy chọn | Ngày thực tế, cho cập nhật trạng thái |
| BAC / AC | tùy chọn | Dự toán và chi phí thực tế, cho EVM và Dòng tiền |
Ngoài các cột bạn nhập, mẫu còn để sẵn những cột do add-in ghi ra: Constraint Type, Constraint Date (lệnh Ràng buộc), Schedule %, Forecast, Δ Finish, Status, Remaining Duration, EV, PV, SV, SPI và Note. Đừng gõ tay vào nhóm cột này.
Ví dụ:
| Activity ID | Activity Name | Duration | Start | Finish | Predecessors | Level | Manpower |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PHẦN MÓNG | 1 | ||||||
| MHC1110 | Đào đất | 5 | 01/06/2026 | 05/06/2026 | 2 | 8 | |
| MHC1120 | Bê tông lót | 2 | MHC1110FS | 2 | 6 | ||
| MHC1130 | Cốt thép móng | 3 | MHC1120FS | 2 | 10 | ||
| MHC1140 | Đổ bê tông móng | 4 | MHC1130FS | 2 | 12 | ||
| MHC1210 | Cột tầng 1 | 7 | MHC1140FS | 2 | 15 |
Cú pháp Predecessors = Activity ID + mã quan hệ:
| Mã | Tên đầy đủ | Ý nghĩa |
|---|---|---|
FS | Finish-to-Start | B bắt đầu khi A đã kết thúc |
SS | Start-to-Start | B bắt đầu khi A đã bắt đầu |
FF | Finish-to-Finish | B kết thúc khi A đã kết thúc |
SF | Start-to-Finish | B kết thúc khi A đã bắt đầu |
Mốc Milestone: đặt Duration = 0, rồi điền ngày ở Start và để trống Finish (Start Milestone), hoặc điền ngày ở Finish và để trống Start (Finish Milestone).
Đánh cấp Level nhanh
Cột Level điều khiển phân cấp WBS và cách vẽ thanh Summary. Dùng Đánh Level để gán cấp theo mô tả (AI) hoặc theo màu nền ô, thay vì gõ tay từng dòng.
Bước 3 — Cấu hình lịch làm việc
DVD Cons → nhóm Tiến độ → Cài đặt. Cửa sổ mở ở tab Cài đặt Gantt & Lịch với ba mục:
| Mục | Dùng để |
|---|---|
| Cài đặt chung | Tham số mặc định của biểu đồ Gantt (tỷ lệ, hiển thị) |
| Lịch làm việc | Khai ngày làm trong tuần + danh sách ngày nghỉ lễ dùng khi tính tiến độ |
| Ẩn/Hiện cột | Chọn cột nào hiển thị trên sheet tiến độ (chỉ ẩn hiển thị, không xóa dữ liệu) |
Ví dụ điển hình: công trường làm cả thứ Bảy, nghỉ Chủ nhật và các ngày lễ Việt Nam (Tết, 30/4, 1/5, 2/9, Giỗ Tổ). Vào Lịch làm việc khai đúng như vậy, lưu lại, rồi bấm Vẽ tiến độ — toàn bộ Finish của các công tác dài giãn ra đúng số ngày công thực tế.
Đổi cài đặt không tự vẽ lại
Sửa cấu hình xong phải bấm Vẽ tiến độ (hoặc bật Tự động vẽ rồi sửa một ô) mới thấy kết quả. Lịch làm việc ảnh hưởng tới mọi lệnh tính tiến độ, kể cả Tự động tính và Ràng buộc — sửa xong nên tính lại toàn sheet.
Bước 4 — Bật Tự động tính và Tự động vẽ
DVD Cons → nhóm Tiến độ → bật Tự động tính.
Khi BẬT, mỗi lần bạn sửa Duration, Start, Finish hoặc Predecessors thì add-in tính lại toàn bộ lịch ngay. Thanh trạng thái Excel hiện dòng xác nhận Auto Calc: ON… trong khoảng 6 giây.
Quan hệ giữa 2 trong 3 cột Duration / Start / Finish:
- Start + Duration → Finish = Start + Duration ngày làm việc.
- Start + Finish → Duration = số ngày làm việc giữa hai ngày.
- Sửa Finish khi đã có Start + Duration → Duration được tính lại.
Bật thêm Tự động vẽ để sau mỗi lần tính, Gantt tự vẽ lại (chờ ~0,7 giây sau khi bạn ngừng gõ).
Nhập liệu hàng loạt thì tắt đi
Dán vài trăm dòng hoặc rà lại duration hàng chục dòng → tắt Tự động vẽ (giữ Tự động tính) để thao tác mượt, xong bật lại. Tắt hẳn Tự động tính thì Tự động vẽ cũng vô hiệu.
Trạng thái hai nút được ghi vào registry người dùng nên giữ nguyên sau khi khởi động lại Excel — nếu thấy lịch tự đổi bất ngờ, kiểm tra hai nút này trước.
Bước 5 — Vẽ biểu đồ
Đặt con trỏ vào một ô bất kỳ trong bảng công tác (add-in tự nhận diện dòng tiêu đề và vùng dữ liệu) → DVD Cons → Vẽ tiến độ.
Cửa sổ Vẽ tiến độ (Gantt) có 3 trường:
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Dạng biểu đồ | Tháng / Tuần / Ngày. Mặc định lấy từ Cài đặt Gantt |
| Chiều rộng cột | Bề rộng mỗi cột thời gian. Mặc định 24 cho Tháng, 12 cho Tuần; chọn Ngày thì trường này bị khóa |
| Cột bắt đầu vẽ | Chữ cái cột nơi phần biểu đồ bắt đầu (ví dụ AC). Để trống thì add-in tự chọn |
Bấm Vẽ. Add-in vẽ thanh Task / Summary / Milestone, mũi tên liên kết FS/SS/FF/SF, đường Today, tô màu cột cuối tuần và ngày lễ theo lịch làm việc, và phần đã hoàn thành theo cột Complete (%).
Các tùy chọn bạn chọn được ghi nhớ cho những lần tự động vẽ lại sau đó.
Vẽ Gantt ghi đè và không hoàn tác được
Ctrl+Z không khôi phục được vùng biểu đồ cũ — lưu file trước khi vẽ lần đầu trên dữ liệu quan trọng. Cũng đừng bấm lệnh khi con trỏ đang nhấp nháy trong ô (chế độ sửa nội dung) — Excel sẽ từ chối thao tác.
Bước 6 — Cập nhật hàng tuần
Mỗi tuần:
- Hiện trường báo % hoàn thành từng task.
- PM nhập Complete (%), và Actual Start / Actual Finish cho task đã bắt đầu / xong.
- DVD Cons → nhóm Tiến độ → Cập nhật trạng thái — lệnh chạy ngay, không có hộp thoại, thêm 5 cột phân tích kèm định dạng có điều kiện:
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| PV | Planned Value tính theo TODAY() |
| SV | Schedule Variance = EV − PV |
| SPI | EV ÷ PV |
| Δ Finish | Số ngày trễ (+) / sớm (−) |
| Status | 🚀 chưa bắt đầu · ⏳ đang chạy · 🟢 sớm · 🟡 trễ ít · 🔴 trễ nhiều |
Lệnh idempotent — chạy lại bao nhiêu lần cũng chỉ refresh, không nhân đôi cột. Nhìn cột Status là biết ngay task nào là điểm nghẽn cần đưa ra họp giao ban.
- Bấm Vẽ tiến độ lại (hoặc để Tự động vẽ làm) → lưu file → xuất PDF báo cáo cuối tuần.
Bước 7 — Bộ báo cáo cho công trường và CĐT PRO
Menu Báo cáo & Snapshot trong nhóm Tiến độ. Trừ Baseline (mở cửa sổ quản lý riêng), các lệnh còn lại chạy ngay, không có hộp thoại, chỉ đọc dữ liệu và sinh sheet mới — sheet bị ghi đè mỗi lần chạy lại và Ctrl+Z không khôi phục được:
| Lệnh | Đầu ra | Cần có sẵn |
|---|---|---|
| 2-Week Lookahead | Lưới 21 ngày (1 tuần qua + 2 tuần tới), sheet A3 ngang — cho công tác chu kỳ nhanh | Start / Finish, tốt nhất có Actual Start/Finish |
| 3-Week Lookahead | Lưới 28 ngày (1 tuần qua + 3 tuần tới), sheet A3 ngang in dán bảng tin | Start / Finish, tốt nhất có Actual Start/Finish |
| Nhân lực | Biểu đồ đỉnh huy động theo tuần + đường trung bình, tô nổi bật tuần quá tải | Cột nhân lực (Nhân lực / Manpower / Số CN / Công nhân) |
| Dòng tiền | Chi phí kế hoạch mỗi kỳ + đường lũy kế S-curve | Cột BAC |
| EVM Report | Bảng BAC/PV/EV/AC/SV/CV/SPI/CPI/EAC/ETC/VAC + S-curve ba đường | BAC, AC, Complete (%) |
| Variance Dashboard | Tổng quan Schedule + EVM trên 1 trang cho lãnh đạo | như trên |
| Kiểm tra chất lượng | Sheet Sức khỏe: bảng điểm DCMA (~12 mục) + danh sách công tác bị gắn cờ | Chạy Tự động tính trước để có Total Float |
| Baseline | Lưu bản đông cứng vào sheet ẩn _BL_*, so sánh ra sheet BL Compare | Sheet nguồn đang hiển thị |
| Snapshot tuần / Trend snapshot | Ảnh chụp cất vào sheet rất ẩn _Snap_YYYYMMDD + chart xu hướng SPI/CPI/trượt đường găng | Trend cần ít nhất 2 bản chụp — chạy Snapshot đều mỗi tuần |
Thứ tự chạy hợp lý mỗi kỳ báo cáo
Tự động tính → Cập nhật trạng thái → Kiểm tra chất lượng (soát logic) → EVM / Dòng tiền / Nhân lực → Baseline so sánh → Variance Dashboard cho lãnh đạo → Lookahead in dán công trường.
Bước 8 — Theo dõi nhân lực và cân đối
Nhân lực đọc cột nhân lực, cộng số người làm đồng thời từng ngày rồi vẽ đỉnh huy động theo tuần kèm đường trung bình:
| Tuần | Đỉnh nhân lực | So với trung bình |
|---|---|---|
| T31 | 165 | Dưới trung bình |
| T33 | 268 | Tuần quá tải |
| T34 | 254 | Tuần quá tải |
| T35 | 141 | Dưới trung bình |
Thấy tuần quá tải → quay lại sheet tiến độ, dời những công tác còn float dương ra khỏi tuần đỉnh rồi chạy lại lệnh để xem đường huy động đã phẳng hơn chưa.
Lệnh chỉ đọc: không tự san nhân lực, không dời ngày. Tên cột phải nằm trong nhóm được nhận diện, đặt tên khác thì lệnh chuyển sang đếm số công tác đồng thời. Bỏ trống ô nhân lực ở một số công tác sẽ làm đường huy động thấp hơn thực tế.
Bước 9 — In báo cáo tuần
DVD Addin → In hàng loạt:
- Driver cell (số) = ô tuần hiện tại mà các công thức lọc/hiển thị đang tra theo.
- Sheet-print cell = ô chứa tên sheet Gantt cần in mỗi vòng.
- Filename cell = ô có công thức đặt tên file, ví dụ
="TienDo_Tuan"&B1. - Tick gộp tất cả PDF thành một file nếu muốn một quyển liền mạch cho CĐT.
Đơn giản hơn: chọn các sheet cần gửi rồi bấm Sheet → PDF — nhớ là lệnh này ra mỗi sheet một file PDF đặt cạnh workbook, không phải một file gộp.
Gửi báo cáo cho từng bên bằng Gửi Email: trỏ To/Subject/Body vào ô Excel, khung Đính kèm trỏ vào ô chứa đường dẫn PDF, bật Hàng loạt với ô driver để một lần bấm gửi cho CĐT + TVGS + thầu phụ.
So sánh Plan vs Actual
Không cần dựng hai bộ cột Plan/Actual thủ công — dùng Baseline PRO:
- Chốt kế hoạch → mở cửa sổ Quản lý Baseline tiến độ → nhập Tên (ví dụ
BL1 — Kế hoạch ký hợp đồng) và Mô tả → Lưu baseline ngay. Bản đông cứng nằm trong sheet ẩn_BL_*của chính workbook. - Cuối kỳ, chọn baseline trong bảng, đặt Status Date so sánh, bấm So sánh với baseline đã chọn.
- Sheet BL Compare cho: tổng task, số trượt, số sớm, số mới, số bị xóa, trượt trung bình, trượt lớn nhất, cùng bảng chi tiết BL Start/Finish/Dur so với hiện tại và ΔSlip.
Một dự án giữ được nhiều baseline (BL1 lúc ký hợp đồng, BL2 sau lần điều chỉnh lớn). Xóa baseline không hoàn tác được.
Trao đổi với MS Project / Primavera P6
| Lệnh | Việc nó làm |
|---|---|
| Xuất XML (P6/MSP) PRO | Xuất tiến độ ra file MS Project XML (P6 cũng nhập được) |
| Nhập XML (P6/MSP) PRO | Nhập tiến độ từ file XML do MS Project / P6 xuất ra |
| Ràng buộc PRO | Đặt ràng buộc ngày kiểu P6/MSP (MSO / SNET / FNLT / Deadline) để ghim mốc hợp đồng |
| Ngôn ngữ tiêu đề | Đổi tiêu đề cột giữa Tiếng Việt ⇄ English — dùng lệnh này thay vì sửa tay để add-in vẫn nhận diện cột |
Lập tiến độ bằng AI PRO
Menu AI tiến độ:
- AI Lập tiến độ — AI sinh outline tiến độ từ BoQ (khuyên dùng, Activity ID lấy đúng mã BoQ) hoặc từ mô tả gói thầu, ghi ra một sheet mới đúng cấu trúc Gantt của add-in, thay vì gõ tay danh mục công tác.
- Đề xuất tiến độ — chốt số liệu tại một Status Date, phân loại từng công tác (Trễ / Vượt / Đúng tiến độ / Hoàn thành / Chưa bắt đầu), rồi đề xuất phương án theo một trong ba chế độ: Giữ deadline (compress remaining), Đẩy deadline (shift uniform) hoặc AI re-plan. Kết quả ghi ra 3 cột mới ở cuối sheet, baseline không bị đè.
AI Lập tiến độ và chế độ AI re-plan cần dịch vụ AI đã cấu hình trong Tùy chọn ▸ AI Assistant kèm API key hợp lệ; hai chế độ còn lại của Đề xuất tiến độ tính thuần bằng công thức, không cần mạng.
Sync với team
Nhiều người cùng làm trên một file tiến độ → DVD Cons → Kết nối Server: một máy chạy LAN Host (đặt Cổng, Mật khẩu Dữ liệu, Mật khẩu Admin rồi bấm ▶ Chạy Server), các máy khác nhập IP Host để Kết nối LAN. Không chung mạng LAN thì dùng Internet (MQTT) — cả nhóm vào cùng một Mã phòng trên broker.
Đây là phiên đồng bộ thời gian thực giữa các máy đang mở, không phải kho file trên cloud. Vẫn nên phân công mỗi PM một phần WBS (Móng / Thân / M&E) và có một người giữ bản chính thức, lưu file sau mỗi phiên.
License gating
| Lệnh | Yêu cầu |
|---|---|
| Vẽ tiến độ, Cập nhật trạng thái | Cần license (Standard hoặc PRO) |
| Toàn bộ menu Báo cáo & Snapshot và AI tiến độ, cùng Ràng buộc, Xuất XML, Nhập XML | PRO |
| Mẫu tiến độ, Tự động tính, Tự động vẽ, Cài đặt, Ngôn ngữ tiêu đề | Miễn phí |
Trong 30 ngày dùng thử, mọi lệnh kể cả PRO đều dùng được đầy đủ. Tài khoản STANDARD kích hoạt trước 01/07/2026 vẫn dùng được các lệnh PRO cho tới khi hết hạn license. Sau đó xem kích hoạt license.
Liên quan
- Vẽ tiến độ (Gantt) — chi tiết cả nhóm lệnh Tiến độ.
- Tiến độ nâng cao (Schedule Pro) — các báo cáo PRO.
- In hàng loạt — in theo tuần bằng ô driver.
- Kết nối Server — đồng bộ nhóm qua LAN / MQTT.
- Workflow: Nghiệm thu hàng loạt — dựng kế hoạch nghiệm thu từ chính bảng tiến độ này.