Quy trình: Nhật ký công trình

Workflow chuẩn cho kỹ sư hiện trường — ghi nhật ký hàng ngày, gắn ảnh hiện trường, sinh file Word/PDF theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP, gửi CĐT cuối tuần/cuối tháng.

Mục tiêu

• Input: log hàng ngày của BCH dự án (Excel) + ảnh hiện trường (folder).
• Output: 30 file Word/PDF nhật ký (1/ngày) + 1 file gộp tháng + email gửi CĐT.

Workflow

Bước 1 — Mở template

DVD Cons → nhóm QAQC và Nhật ký → Mẫu Hồ sơ → FormNKCT.xlsx.

Save as NhatKy_DA_XYZ_Thang5.xlsx.

Bước 2 — Setup bảng data hàng ngày

Sheet DATA:

STT	Ngay	HangMuc	DonVi	KhoiLuong	NhanCong	VatLieu	ThoiTiet	GhiChu	Anh
1	01/05/2026	Đào đất móng	m³	250	5 thợ	-	Nắng	Không sự cố	D:\Anh\01-05\IMG_001.jpg
2	02/05/2026	Đổ bê tông lót	m³	30	8 thợ	BT B15	Râm	OK	D:\Anh\02-05\IMG_002.jpg
3	03/05/2026	Đặt cốt thép	tấn	1.2	6 thợ	D16	Mưa nhẹ	Tạm dừng 2h	D:\Anh\03-05\IMG_003.jpg
...	...	...	...	...	...	...	...	...	...

Cấu trúc cột bắt buộc:

• Ngay — Date format.
• HangMuc — text.
• NhanCong — số thợ + ghi chú.
• ThoiTiet — Nắng / Mưa / Râm / Mưa to.

Cột tùy chọn:

• Anh — path tới ảnh hiện trường (sẽ chèn vào template).
• VatLieu — vật tư nhập / xuất kho.
• GhiChu — sự cố / cảnh báo.

Bước 3 — Chuẩn bị ảnh hiện trường

Tổ chức folder theo ngày:

D:\Anh\
├── 01-05\
│   ├── IMG_001.jpg
│   ├── IMG_002.jpg
│   └── IMG_003.jpg
├── 02-05\
│   ├── ...

Tip: dùng Đổi cỡ ảnh để resize ảnh xuống 1280px width — file Word output nhỏ hơn.

→ Chi tiết: File Tools → Chỉnh cỡ ảnh.

Bước 4 — Generate nhật ký Word

DVD Cons → Tạo Nhật ký → dialog:

Trường	Giá trị
Word template	NhatKy_Template.docx (đã customize)
Vùng data Excel	DATA!A1:J100
Folder output	D:\NhatKy\Thang5\
Filename pattern	NK_{{Ngay|yyyy-MM-dd}}
Format	PDF + gộp 1 file cuối
Gắn ảnh hiện trường	✓ Tick

Click Tạo → addin generate:

• 30 file PDF riêng cho 30 ngày: NK_2026-05-01.pdf, ..., NK_2026-05-31.pdf.
• 1 file gộp: NhatKy_Thang5_Total.pdf.

→ Chi tiết: Construction Diary.

Bước 5 — Sinh trang ký + tổng kết tuần/tháng

Trong dialog Tạo Nhật ký, tick:

• Sinh trang ký cuối — thêm trang cuối có vùng ký TVGS / CĐT / NTthi công.
• Tổng hợp theo tuần — sinh thêm sheet/page Summary với:
  • Khối lượng theo hạng mục.
  • Nhân công theo ngày (bar chart).
  • Vật liệu nhập/xuất.
  • Sự cố (Mưa to, Tạm dừng) đếm theo loại.

Bước 6 — Gửi email cho CĐT

Bảng phụ EmailList:

To	Subject	Body	Attachment
[email protected]	Nhật ký tháng 5 — DA XYZ	Kính gửi anh chị, đính kèm nhật ký tháng 5 ...	D:\NhatKy\Thang5\NhatKy_Thang5_Total.pdf
[email protected]	(như trên)	(như trên)	(như trên)

DVD Addin → Gửi Email → vùng EmailList!A1:D3 → send.

→ Chi tiết: Send Email.

Tối ưu workflow

Auto-fill ngày trong khoảng

Thay vì gõ tay 30 ngày → dùng Numbering với start = 01/05/2026, step = 1, count = 31.

Auto-fill thời tiết qua DvdHttpGet

Sample formula:

=DvdHttpGet("https://api.openweathermap.org/.../q=Hanoi&date=" & TEXT(B2,"yyyy-MM-dd") & "&appid=KEY")

→ Tự lấy thời tiết Hà Nội theo ngày từ API miễn phí. Không phải gõ tay.

(API key OpenWeatherMap free 1000 call/day.)

Photo gallery cho cell

Mỗi hàng có nhiều ảnh → cột Anh chứa folder, không phải file đơn:

D:\Anh\01-05\        ← folder chứa 5-10 ảnh

Tick Auto-collect images from folder trong dialog Tạo Nhật ký → addin tự include tất cả ảnh JPG/PNG trong folder.

Bookmark từng ngày trong file gộp

Tick Bookmark per record → file PDF gộp có table-of-contents bên trái → click ngày 15 → jump tới trang 15.

Track sự cố

Cột GhiChu dùng keyword:

• [SC] — sự cố nghiêm trọng.
• [CC] — chậm tiến độ.
• [AT] — vi phạm an toàn lao động.
• [VT] — thiếu vật tư.

PivotTable summary:

COUNT của GhiChu LIKE "*[SC]*" → đếm sự cố trong tháng.

Compliance với Nghị định 06/2021/NĐ-CP

Để nhật ký được CĐT/TVGS chấp nhận pháp lý:

✅ Phải có:

• Trang đầu với info dự án (tên CT, CĐT, NThần thiết kế, NThần thi công, thời gian).
• Mỗi trang ngày ghi: ngày, hạng mục, khối lượng, nhân công, vật liệu, thời tiết, sự cố.
• Trang ký cuối: TVGS, CĐT, NThần thi công (đại diện đủ 3 bên).
• Ảnh hiện trường mỗi ngày để chứng minh.
• Đánh số trang liên tục (Page X of Y).

Template DVDAddin đã tuân thủ đầy đủ — chỉ cần nhập data chính xác.

Lưu trữ lâu dài

Sau khi sếp + TVGS ký + scan trở lại → upload lên cloud (Google Drive / OneDrive) để archive:

• Mỗi tháng = 1 folder.
• Mỗi dự án = 1 parent folder.
• Backup định kỳ.

→ Khi cần audit pháp lý (3-10 năm sau), vẫn có data đầy đủ.

License gating

Tạo Nhật ký yêu cầu license. Mẫu Hồ sơ (mở template) free.

Liên quan

• Construction Diary — chi tiết command.
• Merge Word — engine generate Word từ template.
• Send Email — gửi mail batch.
• File Tools → Chỉnh cỡ ảnh — resize ảnh hiện trường.
• Import Email — archive phản hồi CĐT về Excel.