Lấy Email
Vị trí trên ribbon: Tab DVD Addin → Nhóm File và In → Menu Menu Email
ID lệnh: btnImportEmails
Cần đăng nhập license
Lệnh cần tài khoản DVDAddin còn hạn (Standard hoặc PRO). Trong thời gian dùng thử (Trial) dùng được đầy đủ.
Chức năng
Lệnh quét một thư mục trong Outlook và đổ dữ liệu email vào bảng tính: nội dung thư được ghi vào sheet Output, còn các file đính kèm được lưu xuống một thư mục trên máy theo đúng những loại file bạn chọn.
Trong quản lý dự án, hộp thư là nơi lưu vết toàn bộ trao đổi công trường: văn bản chỉ đạo, bản vẽ shop drawing, phiếu kết quả thí nghiệm, biên bản họp. Lệnh này biến cả thư mục đó thành một bảng tra cứu Excel kèm bộ hồ sơ đính kèm đã tải sẵn, phục vụ lập nhật ký công việc hay đối chiếu tiến độ trả lời của các bên.
Cách dùng
- Mở workbook sẽ nhận dữ liệu.
- Vào tab DVD Addin → nhóm File và In → menu Menu Email → bấm Lấy Email.
- Ở dòng Folder Outlook, bấm nút 📁 để mở cây thư mục của Outlook và chọn hộp thư hoặc thư mục con cần quét.
- Ở dòng Folder lưu attachment, bấm nút 📁 để chọn thư mục trên máy nơi lưu các file đính kèm.
- Trong khung Khoảng thời gian, chọn Từ ngày và Đến ngày. Để trống cả hai nếu muốn lấy toàn bộ thư trong thư mục.
- Trong khung Loại file cần trích xuất, tick Tất cả các loại file hoặc chọn riêng từng nhóm:
.xls/.xlsx,.doc/.docx,.ppt/.pptx,.pdf,.txt,.zip/.rar,.msg, và Hình ảnh (.jpg,.jpeg,.png,.gif,.bmp). - Bấm Import. Dòng trạng thái bên trái các nút cho biết tiến trình; xong việc, nội dung email nằm ở sheet Output và các file đính kèm nằm trong thư mục đã chọn.
Ví dụ
Cuối tháng, bạn cần thống kê các văn bản tư vấn giám sát đã gửi trong tháng 8 và gom toàn bộ bản vẽ, phiếu thí nghiệm đính kèm về một chỗ.
Trong Outlook bạn đã có thư mục Du an ABC / TVGS. Chạy Lấy Email, chọn đúng thư mục đó, đặt thư mục lưu là D:\DuAn_ABC\DinhKem\Thang8, chọn Từ ngày 01/08 và Đến ngày 31/08, tick .pdf cùng nhóm Hình ảnh. Sau khi Import, sheet Output liệt kê từng thư theo ngày gửi – người gửi – tiêu đề để bạn lọc và làm báo cáo, còn thư mục Thang8 chứa sẵn mọi file PDF và ảnh hiện trường kèm theo.
Lưu ý
- Máy phải cài Microsoft Outlook và đã đăng nhập tài khoản; add-in đọc dữ liệu qua Outlook đang chạy.
- Dữ liệu được ghi vào sheet tên Output; nếu workbook đã có sheet này, nội dung cũ sẽ bị thay thế — nên chạy trên một workbook riêng.
- Để trống cả hai ô ngày nghĩa là lấy tất cả thư trong thư mục; với hộp thư nhiều nghìn thư, hãy giới hạn khoảng thời gian để tránh chờ lâu.
- Chỉ những file đính kèm đúng loại đã tick mới được lưu xuống; thư không có đính kèm vẫn được ghi vào sheet.
- File đính kèm trùng tên trong cùng thư mục có thể bị ghi đè — nên tách thư mục theo tháng hoặc theo hạng mục như ví dụ trên.
- Thao tác ghi dữ liệu vào sheet không hoàn tác được bằng Ctrl+Z.
Liên quan
- Gửi Email — chiều ngược lại: soạn và gửi email hàng loạt từ dữ liệu sheet.
- Mẫu Email — mẫu bảng dữ liệu chuẩn cho các thao tác email.
- Danh sách file — liệt kê các file đính kèm đã tải về thành bảng trong Excel.
- Nhật ký công trình — dùng dữ liệu email đã lấy để lập nhật ký thi công.