Quy trình: Nghiệm thu hàng loạt

Workflow chuẩn cho dân nghiệm thu công trình — tạo 100+ biên bản nghiệm thu công việc (BBNTCV) từ 1 file Excel template, gửi qua email cho TVGS/CĐT, xuất PDF gộp.

Mục tiêu

• Input: bảng Excel có 100+ hạng mục cần nghiệm thu.
• Output: 100 file Word/PDF biên bản nghiệm thu riêng biệt + 1 file PDF gộp + email gửi cho từng bên.

Workflow

Bước 1 — Chuẩn bị bảng dữ liệu Excel

Mở Excel, tạo workbook mới với sheet DATA chứa cột:

STT	MaCT	HangMuc	Ngay	DonVi	KhoiLuong	BenA	BenB	EmailA	EmailB
1	MC-01	Móng cọc trục A1	15/05/2026	m³	25	ABC Corp	XYZ Co.	[email protected]	[email protected]
2	MC-02	Móng cọc trục A2	15/05/2026	m³	25	ABC Corp	XYZ Co.	[email protected]	[email protected]
3	MC-03	Móng cọc trục B1	16/05/2026	m³	30	ABC Corp	XYZ Co.	[email protected]	[email protected]
...	...	...	...	...	...	...	...	...	...

Tip:

• Dùng Đánh số tự động cho cột STT.
• Tự động fill cột BenA/BenB bằng =VLOOKUP(...) từ sheet DanhSachBen thay vì copy thủ công.
• Cột Ngay nên là Date format thật, không phải text.

Bước 2 — Mở Word template

DVD Cons → nhóm QAQC và Nhật ký → Mẫu Hồ sơ → FormNTCV.xlsx.

File mẫu mở ra với sample biên bản. Customize:

• Logo công ty / dự án.
• Header / Footer.
• Vị trí ký tên TVGS / CĐT / Nhà thầu.

Save as BBNTCV_Template.docx riêng cho dự án.

Bước 3 — Trộn dữ liệu sang Word

DVD Addin → Trộn sang Word → dialog:

Trường	Giá trị
Word template	BBNTCV_Template.docx
Vùng Excel	DATA!A1:J100 (gồm header)
Folder output	D:\Du an XYZ\BBNT\
Filename pattern	BB_{{MaCT}}_{{Ngay}}
Format	PDF + Merge thành 1 file

Click Trộn → addin generate 100 file PDF riêng + 1 file BBNT_Merged.pdf gộp.

→ Chi tiết: Trộn sang Word (Merge Word).

Bước 4 — Gửi email tự động

Thêm cột vào sheet DATA:

• Cột Subject = ="Biên bản nghiệm thu " & B2 & " ngày " & TEXT(D2, "dd/MM/yyyy")
• Cột Body = ="Kính gửi TVGS,<br><br>Đính kèm BBNT hạng mục " & C2 & ".<br><br>Trân trọng."
• Cột Attachment = ="D:\Du an XYZ\BBNT\BB_" & B2 & "_" & TEXT(D2, "dd-MM-yyyy") & ".pdf"

DVD Addin → Gửi Email → dialog:

• Vùng data: DATA!A1:M100.
• To: cột EmailB (TVGS).
• CC: cột EmailA (CĐT).
• Subject + Body + Attachment: các cột tương ứng.
• Transport: Outlook (mặc định).

Click Gửi → 100 email tự gửi với BBNT đính kèm.

→ Chi tiết: Gửi Email.

Bước 5 — Xuất PDF tổng kết để CĐT

File BBNT_Merged.pdf (đã có ở Bước 3) — gửi qua email riêng cho CĐT để approve toàn bộ.

Hoặc print thành tập giấy cho buổi họp nghiệm thu.

Tối ưu workflow

Auto-fill từ master data

Thay vì gõ thủ công 100 hàng, dùng VLOOKUP với DvdVLookupAll để lấy data từ sheet master:

=VLOOKUP(B2, MasterHangMuc!A:D, 2, FALSE)

Đánh số tự động cấu trúc cây

Nếu BBNT theo cấu trúc 1.1, 1.2, 1.3, 2.1, ...:

• DVD Addin → Đa cấp (Multilevel) → set theo cột Level.
• → Chi tiết: Numbering → Đa cấp.

Validate trước khi gửi mail

Trước Bước 4:

• Tick Test mode trong dialog Send Email → chỉ tạo file .eml xem trước, không gửi thực.
• Mở file .eml đầu tiên trong Outlook → verify body + attachment.
• Khi OK → bỏ tick Test mode + chạy lại.

Tạo template Subject/Body nâng cao

Subject: "[DA-XYZ] BBNT " & C2 & " — " & TEXT(D2, "dd/MM") → Inbox TVGS có prefix [DA-XYZ] dễ filter.

Body HTML có signature công ty:

<p>Kính gửi anh/chị TVGS,</p>
<p>Đính kèm Biên bản nghiệm thu hạng mục <b>&#123;&#123;HangMuc&#125;&#125;</b>
   (Mã CT: &#123;&#123;MaCT&#125;&#125;) ngày &#123;&#123;Ngay&#125;&#125;.</p>
<p>Khối lượng nghiệm thu: <b>&#123;&#123;KhoiLuong&#125;&#125; &#123;&#123;DonVi&#125;&#125;</b>.</p>
<p>Mời anh/chị xác nhận và phản hồi sớm để chuyển bước tiếp theo.</p>
<p>Trân trọng,<br>BCH Dự án XYZ</p>

Lưu ý

Trước khi gửi mail hàng loạt

• Verify danh sách email TVGS/CĐT chính xác — tránh spam khách hàng.
• Đặt Delay giữa các email = 1-2 giây (tránh bị Gmail flag spam).
• Lần đầu: gửi cho chính mình + 2-3 đồng nghiệp để test trước → khi OK mới gửi 100 mail.

Nếu Outlook không cho gửi quá nhiều

• Microsoft 365 free tier giới hạn ~30 email/phút.
• → Tăng Delay lên 3-5s hoặc chia thành 2 đợt cách 1 giờ.
• Hoặc dùng SMTP custom (Gmail App Password) — limit cao hơn.

Tính năng nâng cao

Track status nghiệm thu

Thêm cột Status vào DATA:

• Pending (chưa gửi).
• Sent (đã gửi mail).
• Approved (TVGS đã ký).
• Rejected (TVGS từ chối, cần làm lại).

Khi update status manual:

• Conditional Format cột Status (xanh/đỏ/vàng).
• PivotTable summary count theo status.

Trace TVGS phản hồi qua Import Email

1. Outlook có folder dành riêng cho TVGS phản hồi.
2. DVDAddin → Import Email → folder TVGS → output bảng Excel có Subject + Body.
3. Match subject BBNT MC-01 với cột MaCT → mark Approved/Rejected tự động.

Liên quan

• Merge Word — chi tiết generate file Word.
• Send Email — chi tiết gửi mail hàng loạt.
• Construction Diary — workflow tương tự cho nhật ký công trình.
• Workflow: Nhật ký công trình