Xoá Defined Names lỗi
Vị trí trên ribbon: Tab DVD Addin → Nhóm Ô và Dòng → mũi tên ▾ của nút Xoá dòng trống
ID lệnh: btnDeleteErrorName
Chức năng
Lệnh quét toàn bộ Defined Name (vùng đặt tên) của workbook đang mở và xoá những name hỏng: name có giá trị lỗi (#REF!, #N/A…) hoặc chứa \ (trỏ tới đường dẫn file ngoài đã mất), cùng các name đang bị ẩn do mẫu cũ để lại. Chuỗi có ký tự # (ví dụ "Gói #2") và tham chiếu bảng Table1[#All] không bị coi là lỗi. Đây là nguyên nhân phổ biến khiến Excel hỏi liên tục "Tên đã tồn tại" mỗi khi copy sheet, và khiến file khối lượng nhận từ đơn vị khác phình dung lượng, mở chậm.
Dùng lệnh này ngay sau khi nhận file từ thầu phụ, tư vấn hoặc sau khi tách sheet từ một workbook lớn.
Cách dùng
- Mở workbook cần dọn và để nó là workbook đang hoạt động (lệnh chạy trên ActiveWorkbook).
- Bấm DVD Addin → Ô và Dòng → mũi tên ▾ của Xoá dòng trống → Xoá Defined Names lỗi. Không cần chọn vùng trước.
- Cửa sổ Xác nhận thay đổi dữ liệu báo số name sẽ bị xoá (trong đó bao nhiêu chỉ vì đang ẩn) và số name của add-in / Excel được giữ nguyên. Name thuộc cả workbook nên không có tuỳ chọn sao lưu sheet; bấm Tiếp tục để xoá.
- Trong lúc quét, thanh trạng thái Excel hiển thị tiến trình dạng
Scanning name 300/1250. - Khi xong, thanh trạng thái báo kết quả:
Đã xóa 812/1250 named range lỗi/ẩn. Muốn dừng giữa chừng thì giữ phím ESC. - Lưu file để giữ kết quả (Ctrl+S).
Video hướng dẫn
Xoá dòng trống, dòng ẩn, format, Name lỗi, Cell Style · 6 phút 22 giây · 14 trường hợp · Tải video · File thực hành theo video
Lệnh trong video: Xoá dòng trống · Xoá Cell Style ngoại lai · Xoá Defined Names lỗi · Xoá dòng ẩn · Xoá format không dùng
Các chương (18)
- Giới thiệu
- Mở lệnh
- 1 · Bảng xuất từ dự toán
- 2 · Cột công thức kéo dài
- 3 · Ghi chú ngoài vùng chọn
- 4 · Dòng trống đang ẩn
- 5 · Ô gộp nhiều dòng
- 6 · Chọn cả cột
- 7 · Xoá dòng ẩn: bảng đã lọc
- 8 · Xoá dòng ẩn: nhóm thu gọn
- 9 · Xoá format không dùng
- 10 · Ô lạc làm dọn hụt
- 11 · Xoá Defined Names lỗi
- 12 · Xoá Cell Style ngoại lai
- 13 · Ghi đè và hoàn tác
- 14 · Sheet khoá, lệnh không chạy
- Mẹo
- Kết thúc
Hướng dẫn bằng hình
Bước 1. Mở workbook cần dọn và để nó là workbook đang hoạt động — lệnh quét toàn bộ Defined Name của workbook, không cần chọn vùng. Trên ribbon, mở tab DVD Addin → nhóm Ô và Dòng → mở Xoá dòng trống → chọn Xoá Defined Names lỗi.
Bước 2. Lệnh đếm trước rồi hỏi: bao nhiêu name sẽ bị xoá, trong đó bao nhiêu chỉ vì đang ẩn (1), và bao nhiêu name của add-in / của Excel được giữ nguyên (2). Name thuộc cả workbook nên không sao lưu theo sheet được (3). Bấm Tiếp tục (4) để xoá.
Bước 3. Khi xong, thanh trạng thái báo số name đã xoá (1). Lưu file (Ctrl+S) để giữ kết quả — copy sheet sang file khác sẽ không còn bị hỏi tên trùng hàng loạt.
Ví dụ
Bạn nhận file Bảng khối lượng thầu phụ - Block A.xlsx. Mỗi lần copy sheet "KL Phần thô" sang file tổng hợp, Excel bật hộp thoại hỏi tên trùng hàng trăm lần, phải bấm Yes liên tục. Mở file, bấm Xoá Defined Names lỗi — thanh trạng thái báo đã xoá 812 name lỗi/ẩn. Lưu file rồi copy lại sheet: Excel không còn hỏi, dung lượng file cũng giảm rõ rệt.
Lưu ý
- Không hoàn tác được bằng Ctrl+Z — nên lưu một bản sao file trước khi chạy với hồ sơ quan trọng.
- Lệnh xoá cả các name đang bị ẩn (Visible = False) do mẫu hay tệp cũ để lại. Không bao giờ xoá name do add-in DVD tạo (
dvd…,DVD_…, lịch làm việcLichLamViec/DSNgayLe) và name Excel tự tạo (_xlnm.…như vùng in,_xlfn.…cho hàm mới như XLOOKUP) — xoá chúng là đứt chuỗi thanh toán Kỳ n, biên bản nghiệm thu, vùng in, hoặc công thức thành#NAME?. - Name bị khoá/bảo vệ sẽ được bỏ qua âm thầm, không làm dừng lệnh.
- Nếu không có workbook nào đang mở, thanh trạng thái báo "Không có workbook nào đang mở" và không làm gì.
- Giữ ESC để dừng sớm; những name đã xoá trước thời điểm dừng vẫn giữ nguyên trạng thái đã xoá.
Liên quan
- Xoá Cell Style ngoại lai — dọn tiếp phần Cell Style rác cũng làm file nặng và mở chậm.
- Xoá format không dùng — thu gọn vùng UsedRange sau khi dọn name.
- Xoá dòng trống — bước dọn dữ liệu thường làm kèm khi tiếp nhận file ngoài.