Integration: Outlook

Tích hợp sâu DVDAddin với Microsoft Outlook — không chỉ Send Email batch, mà còn import inbox, parse attachment, automate workflow.

Use cases

1. Send Email hàng loạt qua Outlook

→ Xem Send Email.

Cơ bản: bảng Excel → Outlook COM → mỗi hàng = 1 email.

2. Import inbox archive

→ Xem Import Email.

Outlook PST/OST → Excel table → search, filter, analyze.

3. Auto-categorize email theo AI

Combine Import Email + DvdAskGemini:

=DvdAskGemini("Email này thuộc loại: Spam / Quảng cáo / Công việc / Cá nhân?\nSubject: " & B2 & "\nBody: " & C2)

→ Cell D2 = category auto-detected.

Filter Excel + Send Email response tự động (nếu category = "Quảng cáo" → archive).

4. Track responses của client

Workflow:

1. Send Email batch → 50 client nhận BBNT.
2. Mỗi client phản hồi qua email → vào Inbox.
3. Import Email từ folder Inbox → bảng Responses.
4. Match Subject Re: BBNT MC-01 với cột MaCT của bảng gốc.
5. Update cột Status thành "Approved" / "Need Revision" tự động.

Outlook COM patterns

DVDAddin gọi Outlook qua COM API. Patterns thường gặp:

Open Outlook instance

dynamic outlookApp = Microsoft.VisualBasic.Interaction.CreateObject("Outlook.Application");

Nếu Outlook đang chạy → reuse instance. Nếu chưa → khởi động.

Get folder

dynamic ns = outlookApp.GetNamespace("MAPI");
dynamic inbox = ns.GetDefaultFolder(6);  // 6 = Inbox
dynamic items = inbox.Items;

OutlookFolder constants:

• 3 = Deleted Items
• 4 = Outbox
• 5 = Sent Items
• 6 = Inbox
• 9 = Calendar
• 10 = Contacts
• 13 = Journal
• 16 = Notes
• 19 = Junk Email

Iterate emails

foreach (dynamic mail in items)
{
    string from = mail.SenderEmailAddress;
    string subject = mail.Subject;
    string body = mail.Body;
    DateTime received = mail.ReceivedTime;
    // ...
}

DVDAddin Import Email implement đúng pattern này.

Outlook Categories integration

Outlook có Categories (label màu). DVDAddin có thể đọc/ghi category qua COM:

Read category trong Import

Khi import email, addin thêm cột Category:

Subject	From	Date	Category
BBNT MC-01 phê duyệt	[email protected]	2026-05-15	Approved
BBNT MC-02 cần sửa	[email protected]	2026-05-16	Pending

(Category set thủ công trong Outlook trước khi import.)

Set category từ Excel

(Tính năng chưa implement — sẽ thêm 2.8.x.)

Mục đích: Excel mark email = "Processed" → Outlook cũng hiển thị mark.

Calendar integration

Import lịch họp

DVDAddin có thể đọc Outlook Calendar:

Bảng output:

Subject	Start	End	Location	Organizer	Attendees
Họp BCH Tuần 20	2026-05-18 09:00	2026-05-18 11:00	Phòng họp A	[email protected]	(10 người)

Use case: PM nhập lịch họp từ Outlook → Excel để analytics (số họp/tuần, tổng giờ họp).

(Tính năng plan 2.8.x.)

Create event từ Excel

Bảng Excel có cột Date / Time / Subject → tự tạo event Outlook Calendar:

Bảng:
2026-05-18 09:00 | 2026-05-18 11:00 | Họp BCH Tuần 20 | Phòng A | Hùng@..., Lan@...

DVDAddin command: "Create Outlook events from Excel".

→ Cells convert thành calendar entries → mời các thành viên.

(Plan 2.9.x.)

Contacts integration

Import từ Outlook → Excel

Outlook Contacts → bảng Excel có columns: Name, Email, Phone, Company, Address.

Phù hợp khi: chuẩn bị mail list cho Send Email.

Sync 2 chiều

Excel master list ↔ Outlook Contacts:

• Excel update → push lên Outlook.
• Outlook update → pull về Excel.

(Plan 2.9.x.)

Email signature management

DVDAddin signature config:

• Preferences → Email → paste HTML/text.

Sử dụng:

• Send Email → auto append signature.

Signature riêng cho mỗi client

Bảng có cột Signature riêng cho từng email:

• A: signature gửi CĐT lớn (formal).
• B: signature gửi thầu phụ (casual).

Send Email loop qua bảng → chèn signature theo cột.

(Tính năng chưa expose qua dialog — workaround: bao signature vào cột Body.)

Auto-reply rules

Outlook có Rules built-in. DVDAddin có thể tạo rule từ Excel:

(Plan 2.9.x.)

Use case:

• Email subject contains "BBNT" + sender domain @cdt.com → auto-reply "Đã nhận, sẽ xử lý trong 24h".

Performance khi xử lý nhiều email

Outlook chậm với folder > 5000 emails

Pattern: thay vì iterate inbox.Items toàn bộ, dùng Items.Restrict:

dynamic filtered = items.Restrict("[ReceivedTime] > '2026-05-01'");
foreach (dynamic mail in filtered) { ... }

→ Outlook filter trước khi iterate → nhanh hơn 10-100x.

DVDAddin Import Email auto dùng Restrict khi user set date filter.

Cache COM object

Mở Outlook instance 1 lần, reuse cho nhiều operation:

private dynamic _outlook;

dynamic GetOutlook()
{
    if (_outlook == null)
        _outlook = Microsoft.VisualBasic.Interaction.CreateObject("Outlook.Application");
    return _outlook;
}

→ Tiết kiệm ~500ms cho mỗi command (skip CreateObject).

Troubleshooting Outlook integration

#1 — "Outlook is not running"

DVDAddin cần Outlook đã chạy. Workaround:

• Tự khởi động Outlook trước.
• Hoặc trong code: gọi outlookApp.Application.Visible = true để force khởi động.

#2 — Outlook 32-bit vs 64-bit conflict

Excel 64-bit + Outlook 32-bit (hoặc ngược lại) → COM call fail.

Fix: cài Outlook + Excel cùng bitness (cùng 64-bit hoặc cùng 32-bit).

#3 — Outlook security warning

Outlook 2007+ có security prompt khi 3rd-party app access:

"A program is trying to access email addresses you have stored in Outlook. Do you want to allow this?"

Fix:

• Trust Center → Programmatic Access → "Never warn me about suspicious activity (not recommended)".
• Hoặc tốt hơn: cài antivirus chính hãng (Outlook check AV → trust nếu có).

#4 — Send email bị bounce / không tới

• Check Sent Items folder — email đã được Outlook accept chưa.
• Check Junk folder phía nhận.
• Reduce send rate (delay 2-5s giữa mỗi mail).

#5 — Attachment file lock

DVDAddin generate file PDF + Send Email ngay → file có thể vẫn lock bởi process generation.

Fix: thêm delay 1-2s giữa generate và send. Hoặc tắt Open after generation option.

Liên quan

• Send Email — chi tiết send batch.
• Import Email — chi tiết import.
• Workflow: Nghiệm thu hàng loạt — combine Outlook + Word + Excel.
• Integration: Word — Word integration patterns.